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Como fazer exame Meeting Minutes com Software

Tomando minutos de reunião com software não é tão diferente de tomar minutos com a mão. Em ambos os cenários, você está capturando informações sobre decisões que estão sendo feitas e os eventos que ocorreram durante a reunião. Software, no entanto, permite processar a informação mais rapidamente, para que você não tem que transcrevê-lo mais tarde. As Reuniões Instituto

afirma que a chave para a ata da reunião de sucesso está a preparar o seu documento minutos de antecedência em seu computador.

Significado do Meeting Minutes

Além de fornecer uma referência para questões discutidas, atas de reuniões bem trabalhada esclarecer quem é o responsável por determinadas tarefas e mantenha os membros do pessoal responsável. BizFilings também observa que documentar ações empresariais fornece proteção legal para organizações sem fins lucrativos, LLCs e corporações.

Tomando os Minutes

Passo 1: Prepare o modelo Minutos

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Abra um novo documento de processamento de texto. Software, como o Microsoft Word, Google Docs ou Open Office, pode ser usado dependendo da sua preferência. Você pode tomar as notas de reuniões a partir do zero, mas você vai economizar tempo se você delinear os minutos preparado com antecedência.



A melhor maneira de descrever seus minutos de antecedência é usar um modelo de atas de reuniões. Se você estiver usando o Microsoft Word, você pode baixar um desses arquivos para usar como um modelo minutos. Nolo.com também oferece um interativo modelo que mostra as informações básicas que você precisa para capturar.

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  • Como uma alternativa a um documento de processamento de texto, você pode usar software projetado especificamente para reuniões. Microsoft OneNote, Evernote e Minutes.io todos têm ferramentas e modelos que tornam mais fácil para tomar notas, gerenciar relatórios de status, rastrear pesquisa e compartilhar minutos de reunião.

Passo 2: Nota Informações da Reunião

Antes do início da reunião, digite as informações básicas sobre a reunião no topo do documento de processamento de texto. Anote informações como:

  • A data eo local da reunião.
  • O tipo de reunião a ser realizada.
  • Quem convocou a reunião.
  • Os nomes das pessoas presentes na reunião.
  • Os nomes de qualquer convidou indivíduos ausentes da reunião.


Se esta é a reunião de um conselho ou de proprietários da empresa, observe também como e quando a convocação da reunião foi enviado para os convidados. Por exemplo, você poderia dizer, "um aviso de reunião foi enviado em 15 de janeiro por e-mail."

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    Observe que horas a reunião é chamado à ordem pelo organizador da reunião ou presidente.

Passo 3: capturar eventos, decisões e itens de ação Reunião



Como os recursos de reunião, resumir os eventos que ocorrem no corpo do documento minutos. Certifique-se de capturar:

  • Se o último minutos de reuniões são aprovados.
  • qualquer grande tópicos de negócios discutido.
  • moções feito. Anote que faz o movimento.
  • Qualquer relatórios ou atualizações feito. Observe que deu o relatório.
  • Qualquer votos ou decisões feito. Observe o resultado de quaisquer votos.
  • itens de ação novas. Digite quem é responsável por eles e quando cada item é devido.

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  • Você não tem de transcrever a reunião palavra por palavra. Resumir pontos-chave para as questões importantes.

Passo 4: finalizar e distribuir Minutos

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Escreva o tempo da reunião oficialmente termina, e se identifique como o tomador minutos. Se você está tomando minutos para uma reunião formal, deixe um espaço na parte inferior do documento minutos para um presidente ou outro executivo aprovar a acta.

Salve o documento e anexar uma cópia das actas a um email de saída. Envie uma cópia do arquivo a todos que participaram da reunião para a sua revisão. Se alguém pega uma omissão ou um erro, editar o documento, salvá-lo e reenviar o documento atualizado.

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