Como aceitar Minutos em uma reunião

Determinar se um quorum está presente na reunião atual. O quorum é definido como o número mínimo de membros necessários para aprovar uma moção e tomar decisões finais conforme os estatutos da associação ou grupo. Sem um quorum, nenhuma reunião oficial pode ter lugar.

Leia, ou ter o secretário da associação, placa ou grupo, ler os minutos em voz alta da reunião anterior, observando os presentes e todas as ações que ocorreram.

Discutir a ata da reunião anterior, fazendo as correções antes da aprovação. A discussão deve ser factual e amigável, não abrindo debates velhos ou conflitos.

Chamada para um movimento do chão. O presidente ou o presidente do conselho, grupo ou reunião pede um movimento para aceitar a ata da reunião anterior como lida ou com mudanças discutidas como observado. O movimento pode ser feita por qualquer membro do conselho de voto e terá de ser apoiada por outra pessoa. As atas anteriores deve ser aceito antes da reunião atual pode prosseguir.

Peça a todos os participantes a votar para aceitar os minutos. Isto é feito através de um show de mãos, pela voz ou pelo presidente pedindo a cada participante individualmente. Faça uma nota na ata da reunião atual que o anterior ter sido aceite.

Obter uma cópia da agenda da reunião, para determinar o que deve ser discutido. Isto irá delinear o fluxo os minutos a serem tomadas. Em Regras de Ordem de Robert, como um item da agenda, as atas de reuniões anteriores deve ser lido e aceito antes da reunião começa.

Sente-se ao lado da pessoa que preside a reunião de esclarecimento como a reunião progride. Use um gravador para capturar processo e verificar as notas uma vez que a reunião acabou.

Escreva o título da ata, registrando a data, hora e local da reunião, bem como os nomes de cada participante na reunião.

Tome notas como a reunião continua, fazendo uma nota de cada item da agenda a ser discutida. Registre os nomes daqueles que fazem movimentos, bem como se eles são adotados ou rejeitados. Anote como essa decisão foi tomada, seja através de um show de mãos ou algum outro método.

Transcrever notas de reunião, o mais rapidamente possível após o final da reunião, enquanto que as discussões ainda estão frescas.

Use o modelo de reuniões anteriores para escrever os minutos atuais. Se não houver minutos anteriores, criar um modelo, indicando claramente o título da reunião, data e participantes.

Mostram claramente quaisquer deliberações tomadas, com detalhes completos do que essa resolução é.

Anexe quaisquer documentos adicionais apresentados durante a reunião para incluir com os minutos como um apêndice.