Como aprovar Meeting Minutes Board

atas de reunião são formalmente aprovado nas reuniões do conselho subseqüentes. (Imagem: Photodisc / Photodisc / Getty Images)

Actas das reuniões do conselho são documentos legais e disponíveis para consulta pública, tornando-os registros importantes para um negócio ou outro tipo de organização. O mais formal são, o mais importante é que eles são aprovados pelo conselho antes de serem divulgados. Usando algumas das melhores práticas simples para gravação e aprovar minutos irá ajudá-lo a agilizar este processo e reduzir a burocracia.

Comente o processo para gravar minutos de reunião mandatada pela organização. Muitos seguem regras de ordens de Robert, permitindo que o secretário de gravação de usar e siga um modelo para tomar notas e criando os minutos finais. Perguntar quando e se você deve incluir os nomes dos membros do conselho que fazem comentários ou perguntas, ou se você deve proteger sua privacidade. Por exemplo, você pode precisar de escrever “foi discutido que o nosso concorrente, XYZ Corporation, estava usando a publicidade enganosa e da FTC deve ser contactado,” em vez de “Bob Smith afirmou que ele acreditava que o nosso concorrente, XYZ Corporation, estava usando publicidade enganosa e da FTC deve ser contactado. Debbie Jones e Hank Johnson concordou.”

Certifique-se de registrar as atas com precisão. Peça aos membros do conselho de parar de falar ou o presidente que esperar antes de iniciar uma nova discussão a qualquer momento você está ficando para trás em sua anotações. Peça aos membros para repetir ou esclarecer qualquer informação que você não encontrar clara. Repita membros movimentos de tabuleiro fazer, incluindo uma moção original e sua versão alterada final, sempre que um movimento é introduzido. Faça isto independentemente do movimento é destacado e se ou passa. Grave os totais de todos os votos, em vez de simplesmente afirmando que o voto passou.

Envie os minutos para o presidente do conselho, diretor executivo ou comitê executivo antes de enviá-los para a pensão completa se esse é o procedimento da sua organização. Depois de receber aprovação para enviar os minutos para a pensão completa, enviar o documento para cada membro da diretoria, independentemente de haver ou não ela participou da reunião e se ela não vai estar na reunião em que a ata será aprovado. Envie os minutos mais cedo o suficiente para que membros do conselho pode lê-los, fazer perguntas sobre eles, temas de pesquisa discutidos e pedir esclarecimentos.

Na próxima reunião do conselho que constitui um quorum, temos o presidente ou qualquer membro do conselho está executando a próxima reunião para fazer um movimento para o conselho para aprovar a acta. O quorum é o número mínimo de membros do conselho necessários para agir oficial. Aguarde até que o movimento a ser destacado e, então, o líder reunião aberta a palavra para discussão. Durante a discussão, exigem um movimento a ser feito, destacado e passou se existem quaisquer alterações ou correções que precisam ser feitas para os minutos. Após a discussão, ou se não há discussão, tem o líder reunião chamar a pergunta, ou tomar o voto para aprovar a acta.