Como organizar Meeting Minutes

Comente a agenda da reunião. Isso permitirá que você planejar para itens da agenda significativos sobre os quais você terá de tomar notas. Você também vai ter uma noção de quantos participantes que esperar.

Elaborar uma folha participante. Isso pode ser tão simples como um pedaço de papel com o título da reunião e data no topo com várias linhas numeradas. Você vai distribuir este no início da reunião para os participantes para assinar.

Garantir o seu equipamento de gravação está funcionando corretamente. Você pode optar por tomar notas da reunião em um laptop, ou com caneta e papel, ou através da gravação da reunião. Se a reunião cobrirá informações confidenciais, discutir a gravação com o presidente e explicar a sua intenção de usar a gravação só para garantir a precisão dos minutos.

Tomar notas durante a reunião. Concentre-se no assunto de cada discussão e deixar de fora o comentário. Por exemplo, observe que a alocação de fundos para um novo edifício foi discutido, mas não notar que a "discussão foi emocional e aquecida." Observe que propôs cada movimento e que estava resolvido.

Criar um documento que será a ata oficial da reunião. Deve ser o mesmo formato de atas de reuniões anteriores. Considere o uso de seis seções: chamar à ordem, chamada, aprovação da ata da reunião últimos, questões abertas, novos negócios e adiamento. Sob cada fornecer um resumo breve e neutro da discussão ou atividade. Se houvesse uma contagem dos votos, incluem a contagem. Se os votos não foram contados, estado apenas que um movimento foi "levada" ou "não". Criar um espaço para os minutos para ser assinado por si mesmo como o anotador e o presidente, que vai aprovar a acta.

Circule os minutos para embarcar membros dentro de uma semana da reunião e - se a reunião foi pública - arquivá-las como registro público. Fazer alterações e correções, se necessário. Consulte suas próprias notas ou para a sua gravação da reunião, se é necessária uma clarificação.

Arquivar as atas de reuniões com os de reuniões anteriores. Você pode manter os minutos em um fichário, organizado pela comissão ou conselho, e em ordem cronológica. Desde atas de reunião são registros legais, mantê-los na sede.

Excluir a gravação que fizeram da reunião, a menos que seja a política de sua organização para manter esse registro. Uma vez que seus minutos são finais normalmente não há necessidade de manter este back-up, e seu conteúdo pode ser sensível ou confidencial.

Copiar e distribuir a ata da reunião no início da próxima reunião. Estes irão ser aprovado como o primeiro ponto de negócio.