Como escrever e distribuir acta de uma reunião

Planejar com antecedência. Montar a agenda e uma lista de membros ou participantes da reunião na mão antes da reunião. Se o seu grupo não costumam operar com uma agenda, incentivá-la a começar a fazê-lo a manter o foco. Descubra como muitos membros são necessários para realizar negócios, assim você pode notar a presença de um quorum nos minutos se necessário.

Faça um modelo para usar para suas notas. Incluir espaços para a data, hora e local, e uma lista de membros para assinalar fora de participantes e ausências. Se a reunião envolve a participação do público, incluem linhas para nomes e as questões cada endereços. Vários sites, como Meetingtemplates.com oferecem modelos gratuitos para uma variedade de tipos de reunião.

Preencha a data, hora, local, participantes e informações de quorum na reunião. Observe que chamou a reunião à ordem e o tempo. Se possível, peça a membros do público em atendimento a registar os seus nomes para que você não terá que pedir como soletrar-los. Em grandes grupos de associação, circular uma folha de inscrição para checar sua lista de presentes.

Grave cada questão, e qualquer ação tomada em cada um. Sempre inclua o nome do membro que fez o movimento. O primeiro movimento geralmente é aceitar as actas de uma reunião anterior, seguido por quaisquer relatórios das comissões. Incluir recomendações e qualquer acção tomada em resposta. Preservar os relatórios das comissões escritos para incluir com os minutos finais. Não tente resumir as discussões.

Observe os nomes daqueles que introduzir, mover ou não defender a ação junto com uma correção precisa de cada movimento. Muitas organizações também gravar a pessoa que segundo o movimento. Não hesite em pedir correção ou esclarecimento - este registro oficial se liga o grupo para ação específica.

votos registro de acordo com o sistema da sua organização. Você vai precisar de pelo menos uma contagem de votos. Alguns grupos também adicionar nomes e registrar como cada indivíduo votou.

Anote o tempo e método de adiamento. Assine seu nome como secretário-minuto-keeper.

Escrever minutos imediatamente, enquanto a reunião está fresco em sua mente. Levá-los ao líder para aprovação dentro de um dia ou dois, juntamente com uma lista de relatórios ou exposições.

Enviar minutos aos membros e participantes que tenha solicitado-los por e-mail, correio da primeira classe, um aplicativo compartilhado, como Microsoft OneNote ou programa de nuvem, como Google Drive.

Prepare uma cópia oficial e anexar relatórios e exposições originais para o registro permanente.