Como compilar as atas de uma reunião

Com precisão compilar atas de reunião ajuda a garantir que os participantes manter o foco em tarefas atribuídas, reduz a falta de comunicação e melhora a eficiência das reuniões subseqüentes. Os benefícios da ata da reunião claras e abrangentes significa qualquer empresário, executivo, ou outro líder que realiza regularmente reuniões devem estabelecer diretrizes para tomar minutos. Estas orientações devem cobrir o que acontece antes, durante e após a reunião.

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Enquanto uma tarefa aparentemente servil, registrando minutos de reunião requer uma atenção significativa ao detalhe. Como resultado, o minuto tomador deve ter participação mínima na reunião. Isso permite que se concentrar a maior parte de sua energia em gravar pontos essenciais da reunião.

Criar seu próprio formulário padronizado minutos de reunião para usar durante a reunião. Padronização ajuda o minuto tomador de saber onde colocar informações e também ajuda os participantes ler o documento mais tarde. Informações básicas devem incluir:

• Lista de participantes.
• Encontro.
• Lista de tópicos para discutir.
• Plano de ação decidido sobre cada tópico.
• Os responsáveis ​​pela realização dessas acções.

Antes do início da reunião oficialmente, preencher as informações essenciais, tais como os participantes e a data. Isso evita que um desperdício desnecessário de tempo durante a reunião propriamente dita.

minutos reunião não deve transcrever uma reunião inteira. Pelo contrário, atas de reunião recorde tarefas e orientações importantes em um formato simplificado. Assim, você deve gravar informações como a delegação de funções, datas de vencimento, aqueles atribuídos a essas funções e qualquer outra informação aparentemente relevante. atas de reunião não deve conter discussões gerais ou informações tangencial.

A ata deve refletir com precisão os pontos mais importantes da reunião. Peça esclarecimentos se houver informações discutidas durante a reunião não é clara. Nunca acho, ou corre o risco de informações imprecisas ou omissões. Ao pedir esclarecimentos, porém, sempre seguir os protocolos de reunião. Algumas reuniões tomar uma abordagem informal, enquanto outros adotam a estruturada Regras de Ordem de Robert.

Os minutos atuais você compilar pode se referir a atas de reuniões anteriores. Isto requer que você traz atas de reuniões anteriores para a nova reunião para que a informação está prontamente disponível para todos os participantes.

Verifique as atas das reuniões por erros tipográficos ou quaisquer frases pouco claras. Corrigir esses antes de finalizar os minutos. Qualquer erro pode causar confusão a respeito de tarefas importantes.

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Enviar a ata da reunião para os participantes da reunião para aprovação. Isto dá aos participantes a oportunidade de fazer perguntas ou corrigir erros. Informar todos os participantes se alguma mudança ocorreu.

Uma vez que todos os participantes aprovam a ata, assinar o documento minuto com a data de aprovação indicado ao lado da assinatura. Depois disso, o arquivo de minutos no seu computador ou em uma pasta com outras atas de reuniões. Mantenha todas as atas de reuniões juntos, o que permite fácil transporte para futuras reuniões e oferece uma localização central, se alguém precisa para se referir aos documentos.