Como escrever Minutos anuais para um S Corp

Os benefícios fiscais e de responsabilidade de incorporar o seu negócio são compensadas por maiores exigências legais. Você tem que executar o seu negócio de acordo com exigências estaduais e federais para o comportamento corporativo. Uma exigência é que você realizará uma reunião anual para os acionistas, mesmo se você é o único proprietário. Você também tem que manter minutos de gravação que aconteceu na reunião.

Mantendo minutos do encontro é uma exigência legal, mas também é útil. Minutos provar que você cumpriu os requisitos para uma reunião legal e fornecer um registro de decisões, votos e medidas tomadas. Você não tem de incluir todos os detalhes: o que conta é o resultado de uma votação, não cada ponto do debate. Você tem que obter todos os fatos direito. Uma vez que os minutos são digitadas, todo mundo que estava presente deve ser convidado a assinar a sua precisão. Isso protege a empresa se alguém contesta uma decisão mais tarde. Mantenha a linguagem simples e formal, de modo que não há dúvida de como interpretar os minutos.

Uma corporação S, mesmo uma empresa de uma pessoa, tem que ter estatuto. O estatuto social definir a data para a reunião anual de acionistas, mas você ainda tem que avisar os acionistas com antecedência. Notificação inclui a data, hora e local, e uma lista de todas as ações que pretende tomar e quaisquer candidatos para cargos de diretoria. Quando você arquiva os minutos, incluir uma cópia do aviso de notificação. Se alguém foi notificada tarde, pedir-lhe para assinar um documento de notificação. Anexar que para os minutos também.

Seus minutos deve listar todos os que participaram da reunião - todos os accionistas e cada diretor. Se os seus estatutos estabelecer um quorum - um número mínimo de participantes - a inscrição mostra que você conheceu o quorum para que as votações foram juridicamente vinculativo. Se os estatutos não fixar um quórum, normas estaduais pontapé nas regras pode ser apenas que você tem uma maioria dos acionistas votantes presentes, ou uma parte set -. Um terço deles em Delaware, por exemplo - ou a sua estado não pode definir um mínimo. Se você é o único proprietário, 100 por cento dos acionistas estão sempre presentes.

Uma reunião típica anual inclui um relatório sobre as finanças corporativas e um voto para o conselho de administração. A ata deve incluir a lista de candidatos, e os votos cada candidato recebeu. Se a corporação S quer decisões dos acionistas em outras questões, a ata deve indicar o problema e contagem dos votos. Todos os minutos anuais devem ser armazenados em um arquivo ou "livro de atas" para que você tenha as referências disponíveis, se alguém levanta questões sobre como as reuniões foram realizadas.