Como levar minutos de moções Reunião

Gravação de movimentos nas reuniões é uma parte essencial do processo de gestão de qualquer organização. A tarefa pode ser tedioso, mas crucial. Cabe ao secretário da reunião de reconhecer que não é importante para gravar tudo o que foi dito, apenas o que foi feito ou decidido na reunião. Movimentos são especialmente importantes porque fornecem uma base sólida para a ação mais tarde, e mesmo as pessoas que participaram da reunião pode precisar voltar e consultar os minutos para se lembrar exatamente o que eles concordaram em fazer.

Grave os dados básicos relevantes para a reunião, especialmente a data e os nomes dos participantes. Nota quem estava ausente e a presença de qualquer pessoa com poder de voto por procuração representando os membros ausentes do comitê.

Registam-se os procedimentos convencionais seguido pelo comité, que podem incluir elementos tais como confirmação da acta da reunião anterior, uma mensagem de abertura (note que entregue a mensagem, não o conteúdo da mensagem), e assim por diante. Note também se esta era uma reunião ordinária, ou se era uma sessão especial convocada para algum propósito incomum, como uma reunião orçamento de emergência.

Realce o início de um movimento, colocando a palavra "MOVIMENTO" em letras maiúsculas ou sublinhando que, seguido do nome da pessoa que propôs o movimento (por exemplo, "MOTION pelo Coronel Mostarda").

Grave o movimento precisamente como foi declarado. O movimento pode ser apresentado em itálico. Se há uma discussão sobre a formulação exacta do movimento antes da votação, não registrar o debate, mas apenas apresentar a linguagem precisa da versão final do movimento (por exemplo, "MOTION pelo Coronel Mostarda: O comitê resolve a censurar formalmente Professor Plum por ameaçar o Sr. Green com o castiçal.")

Registre os resultados da votação. Comissões podem optar por registrar como todos na comissão votou (sim, não, abster-se), o número sem decisões individuais (passou 5-3), ou apenas o resultado (passado).