Procedimentos de Administração da folha de pagamento

A configuração inicial da folha de pagamento é um dos passos mais críticos em todo o processo de folha de pagamento. Se você estiver executando folha de pagamento da maneira old-fashioned, à mão, a configuração é simples. Se você estiver usando um programa de software de contabilidade para o processamento de folha de pagamento, que é fundamental para seguir cada passo na criação do programa para a folha de pagamento e, em seguida, a criação de cada funcionário. QuickBooks, por exemplo, tem várias áreas que devem ser concluídas para cada funcionário.
• Introduzir informação pessoal do empregado, tais como endereço, número de segurança social e data de nascimento. • Entre as deduções do empregado tanto para federal e estadual. • Entre todas as variáveis ​​de compensação. • Entre as possíveis variações nos ciclos de pagar por cada empregado.

Reunir as informações para a execução de folha de pagamento, tais como folhas de tempo e contratos de trabalho. Se a sua empresa paga todos um salário em vez de salários por hora, este passo é simples. Se não, você terá que entrar em cada folha de tempo em seu programa individual e verificar o total de horas entrou corresponde o total de horas em suas folhas de tempo. Antes de processar os dados, certifique-se a data da folha de pagamento está correto no sistema e que o montante total a ser pago concorda com seus registros externos. Por exemplo, se 20 pessoas estão a ser pago, some a folha de pagamento esperado e compará-lo com o que seus estados programa de computador será executado.

Uma vez que a folha de pagamento é executado, pagar passivos fiscais. Dependendo do tamanho de sua folha de pagamento, pagar passivos federais em uma base bimestral, mensal ou trimestral. O Internal Revenue Service irá aconselhá-lo com base em seu tamanho de folha de pagamento esperada atual. Depois de alguma experiência, ele vai voltar a acessar sua folha de pagamento e possivelmente mudar quando você depósitos precisam ser feitas. Depósitos podem ser feitos na EFTPS.com ou qualquer banco federal segurado. Você vai precisar de cupons de pagamento e um número de identificação fiscal empregador para fazer estes depósitos.

Na maioria dos estados, requisitos de depósito refletem o cronograma depósito do Internal Revenue Service. No entanto, alguns, como Arizona baseá-lo sobre o montante devido dentro de um quarto. Verifique com sua autoridade fiscal local para obter mais instruções.

No final de cada trimestre, os governos estaduais e federais exigem o empregador conciliar suas contas e apresentar uma declaração fiscal trimestral. Para o governo federal, isso significa que a apresentação de uma declaração de imposto Formulário 941. As declarações fiscais e requisitos para o estado variam de acordo com cada autoridade tributária, de modo a verificar com o seu estado. A chave no final do trimestre é para o total de cada execução da folha de pagamento e os depósitos totais de impostos para se certificar de todos os impostos exigidos foram pagos.