Como faço para elaborar procedimentos de escritório?
Desenvolvimento de procedimentos de escritório beneficia o seu escritório ou empresa, ajudando você e sua equipe de gestão para padronizar operações específicas. procedimentos de escritório ajudar na manutenção de um serviço de excelência e servir como um guia que fornece as informações necessárias para garantir a qualidade do serviço. Criando procedimentos claros e precisos é possível, seguindo a seqüência simples de planejar o conteúdo, escrever os procedimentos, produzindo um manual ou guia e acompanhamento de todas as revisões feitas aos procedimentos. procedimentos de escritório pode ser escrito para uma função de escritório específico ou para gestão de todo o escritório.
Coisas que você precisa
gravador de fita (opcional)- Calendário ou programador
Anote porque você está escrevendo os procedimentos e quem vai usar os procedimentos. Identificar como frequentemente os procedimentos, ou seções dos procedimentos, será usado. Ser específico ajuda a focar e estruturar o esforço de documentação.
Criar um cronograma para a coleta de informações sobre o que as tarefas são realizadas e com que freqüência as tarefas são concluídas. Entrevistar especialistas desempenho de tarefas e registrar os passos realizados para completar cada atividade dentro de uma tarefa. Se criar os passos a partir do zero, desenhe um fluxograma simples dos passos pessoal seguir do começo ao fim para completar a tarefa.
Determinar quando o documento será entregue e se será em um papel ou em formato online. Para fins práticos, os procedimentos em papel são ideais porque eles servem como um guia de referência fácil e são úteis durante o treinamento de procedimento. Ter uma estrutura de arquivo e convenções de nomeação de arquivos simples é útil quando a criação de procedimentos.
Dividir os procedimentos em secções de acordo com a função. Criando tarefas específicas de função atribui um papel e responsabilidade de uma pessoa ou departamento, que deve completar a tarefa.
Escreva os passos processuais necessários para concluir cada tarefa. Usando as notas da entrevista escritas ou gravadas na etapa 2, descreva a atividade em sequência para que qualquer pessoa seria capaz de completar a atividade e tarefa com êxito. Depois de documentar completamente as tarefas, executar uma verificação ortográfica e revisar o conteúdo completo. É ideal para ter um ou dois peritos verificar o projecto de documento de precisão.
Faça as correções necessárias e produzir uma segunda ou final, projecto. Tendo em mente a sua data de entrega de documentos, execute uma verificação final do documento e, em seguida, produzir o documento final para impressão ou de referência online. Tem a cópia colocado em um fichário para substituição de página fácil quando as atualizações são feitas.
dicas & avisos
- Usando qualquer informação ou tarefas fluxogramas existentes irá reduzir o tempo necessário para completar o desenvolvimento de procedimentos e ajudar a garantir que os erros operacionais são minimizados.
- Em média, leva cerca de seis semanas para concluir o processo de documentação e análise.
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