Como Adotar Políticas e Procedimentos

, políticas e procedimentos bem escritos claros certificar-se de operações diárias refletem sua visão de negócio e declaração de missão a longo prazo. Eles também criar um quadro para a tomada de decisões consistentes e justas, e trabalhar para proteger os interesses legais do seu negócio. O processo de adoção, que normalmente consiste em rever, testar, modificar e ratificar, é fundamental para tornar as políticas seguros e procedimentos melhorar em vez de impedir a probabilidade de realização destes objectivos.

A fase de adoção, que é a terceira fase da política e procedimentos do ciclo de vida, começa com uma revisão completa. Em muitas empresas, a equipa de gestão realiza uma análise inicial antes de passar resoluções propostas por alteração, teste ou aprovação. Olhe para ver se um ligações políticas propostas para um objectivo estratégico e se os procedimentos de conectar-se a uma política pai. Além disso, certifique-se o palavreado é compreensível e aborda o público-alvo. Enviar qualquer escrito que falha a revisão inicial de volta para o escritor de revisão.

Criar regras, incluindo as datas de prazo, para fornecer feedback sobre a modificação ou pedidos de revisão completa. Qualquer coisa enviada de volta após uma análise inicial deve incluir o feedback apropriado, não uma declaração como “sem opinião”. Por exemplo, exigem que o feedback começar com declarações como “o projecto exige pequenas modificações” ou “o projecto é inaceitável e precisa significativa mudanças para ser eficaz.”Siga estas declarações de abertura com mudanças específicas ou recomendações de revisão.

Implementar a política e procedimentos associados usando um público limitado e um tempo específico. Na maioria das vezes, o público é o departamento ou usuários afetados mais diretamente. O prazo deve ser longa o suficiente para avaliar o efeito sobre as operações diárias e eventuais repercussões. Instruir os gestores e funcionários afetados para fornecer feedback sobre se a resolução é eficaz como está ou se mudanças podem fazer uma resolução mais eficaz, mais eficiente ou mais de acordo com uma directiva de conformidade.

A ratificação é o passo final na aprovação de políticas e procedimentos. Para uma pequena empresa com uma estrutura organizacional plana e alguns tomadores de decisão, isso pode ser tão simples como o proprietário do negócio de assinar fora e instruindo os recursos humanos para inserir a resolução no manual do funcionário. Para uma de tamanho médio ou grande empresa, a ratificação na maioria das vezes envolve uma revisão final e discussão, seguido por um voto resolução. Uma vez aprovado, políticas e procedimentos de mover-se para a fase de implementação.