Como Facilitar uma reunião

Um facilitador é muito diferente de um líder reunião ou planejador. Enquanto todos os três compartilham funções semelhantes, o facilitador é individual - o seu papel é o de garantir que a reunião flui sem problemas, mas a sua posição é neutra. Ele não toma partido em resultado da reunião. O facilitador pode ser um funcionário ou um consultor externo dependendo propósito e importância do encontro.

Um facilitador eficaz deve ser um bom ouvinte e comunicador. Ele deve ser capaz de julgar o tom da discussão e intervir se conversa fica muito aquecida. Ele deve estar atento. Se alguns participantes não estão participando, ele deve tato intervir para atraí-los para a discussão. Ele deve ser diplomática suficiente para mediar as divergências e firme o suficiente para manter o controle sobre o processo.

Preparando-se para facilitar requer planejamento significativo. O facilitador precisa saber os nomes e origens relevantes dos participantes e como conhecedor eles estão no tópico de discussão. Ele vai trabalhar com os gestores envolvidos para determinar a organização da reunião - discussão aberta ou estruturada. Ele vai garantir que o local da reunião é aceitável e que o quarto é colocado para fora de uma forma para ajudar na realização dos objectivos da reunião. Com os gestores, ele também irá determinar a duração da reunião e quanto tempo será alocado para diferentes tarefas. Ele é responsável por ter suprimentos e materiais entregues no local da reunião.

O facilitador dá início à reunião com um exercício disjuntor de gelo, apresentações dos participantes, se eles não sabem um do outro e uma revisão das regras da agenda e terrestres. Uma vez que o grupo lança na agenda, o facilitador se torna um árbitro. É seu papel para manter os participantes envolvidos, para desengatar quaisquer conversas paralelas irrelevantes e para intervir se as discussões tornam-se muito quente ou fora do assunto. Se houver gestores ou líderes de equipes participantes, o facilitador deve ter certeza de que eles não levam a reunião. É sua responsabilidade de manter a reunião no horário, olhando para o relógio para manter o funcionamento do processo.

Quando o tempo acabar para a reunião, o facilitador precisa controlar a discussão e resumir principais resultados e conclusões. Se houve sessões, ele deve tirar as suas conclusões no fluxo principal. Se os problemas foram resolvidos, o facilitador irá gravar o resultado. Se a reunião deve ser continuado ou os resultados passados ​​para outras reuniões, ele vai garantir que a informação flui sem problemas para eles. Finalmente, ele encerra a reunião - o árbitro que termina o jogo, tendo sido um participante ativo, mas não um jogador.