Como criar uma matriz de distribuição de documentos

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Lançar um novo livro no seu programa de planilhas ou criar uma nova tabela em um programa de processamento de texto. programas de planilha pode lidar com mais dados do que mesas, assim que escolher esse formato se você tem a opção.

Listar cada tipo de documento que você usa para a sua organização na parte superior linha da sua planilha, começando na segunda coluna. tipos de documentos para uma matriz geral podem incluir calendários, atas de reuniões, relatórios de lucros e boletins especiais. Se a sua matriz é para um projeto específico, liste os documentos individuais relacionadas com o projecto, em vez de categorias de documentos. Por exemplo, uma matriz documento do projeto de construção pode listar itens como desenhos elétricos, desenhos arquitetônicos, elevações e cópias de licenças específicas.

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Listar todos os membros da sua empresa ou organização para baixo a primeira coluna no lado esquerdo da sua planilha, começando na segunda fila. Quebre as pessoas em categorias, se for o caso. Por exemplo, em uma matriz pequena empresa, categorias pode ser "Gestão", com todo o pessoal de gestão constantes em ordem alfabética abaixo da categoria posição, "Funcionários" com aqueles listados em ordem alfabética abaixo, "clientes" com aqueles listados em ordem alfabética e "Marketing" com todos seus contatos de marketing externos listados.

Verifique a sua linha de cabeçalho e coluna para garantir ambas as listas estão completos. Se torna a visualização da matriz mais fácil, adicione sombreamento para as linhas de categoria membro para que você tenha uma pausa entre os tipos de pessoas que recebem a documentação.

Trabalhar para baixo sua primeira coluna documento, que será Coluna B na maioria dos programas de planilha e coloque um "e" na célula ao lado do nome de qualquer pessoa que deveria receber esse documento eletronicamente. Coloque um "p" na célula ao lado de qualquer pessoa que deveria receber uma cópia em papel do referido documento. Se uma pessoa não deve receber esse documento, sair da cela ao lado de seu nome em branco. Se suas necessidades são mais complexas, modificar a notação de acordo com sua organização. Por exemplo, você pode digitar "2 cópias em papel" ou "P-2" para indicar várias cópias. Enquanto todos em sua organização compreende a notação, usar qualquer método que funciona para você.

Repita o processo para cada coluna, trabalhando para baixo na lista para marcar papel e cópias eletrônicas. Isso completa a sua matriz de distribuição de documentos.

Criar hiperlinks de sua planilha matriz de distribuição de documentos em seu banco de dados informações de contato, se possível. Isso permitirá que você clique em um nome na sua matriz para abrir as informações de contato dessa pessoa para que você possa facilmente enviar cópias eletrônicas ou em papel. Verifique arquivo "Ajuda" do seu programa de planilhas para aprender a fazer isso.