Como Escrever Procedimentos e Políticas

Elaborar um esboço de quaisquer procedimentos e políticas de sua organização precisa. Criando uma breve descrição de procedimentos e políticas irá ajudá-lo a organizar a sua escrita. Agrupando a política e procedimentos de departamento pode ajudá-lo a organizar seus pensamentos. Organizar o contorno com os documentos mais importantes no início para que você possa priorizar a elaboração dos POPs. Afinal, você tem que começar por algum lado e começando com o meio mais importante que pelo menos estas serão feitas. Você pode ter que rever esses primeiros documentos depois SOPS de apoio são escritos. É imperativo que SOPS não entrem em conflito uns com os outros.

Quebre os procedimentos individuais e políticas para baixo nas tarefas separadas envolvidas na conclusão de cada documento. Em seu esboço, adicione sub-tarefas para cada documento para que os passos são claras, lógicas e em ordem. Desta forma, os documentos quase escrever-se. Certifique-se de adicionar apenas os passos mais amplos, no entanto. Se você escreve seus SOPS muito detalhada, não há muito de uma chance de ter desvios. Não é uma coisa boa.

Entrevistar o pessoal que executa as tarefas. Não esquecer o contributo valioso dos empregados atualmente fazendo as tarefas. Os POPs devem ser documentar como as coisas são feitas e estas são as pessoas que a conhecem. Então, pergunte aos trabalhadores e não os gestores para fazer algumas de autoria de projectos de documentos. Eles sempre podem ser reforçados por um escritor técnico.

Preencha o seu contorno com procedimentos mais detalhados para a sua equipe a seguir. É melhor prática para mantê-lo simples ao escrever políticas e procedimentos. É também amplamente prática de escrever no quinto nível EUA grau aceitou - isso significa que um aluno da quinta série deve ser capaz de ler e compreender cada palavra.

Decidir sobre quem vai assinar off sobre os procedimentos e políticas. Assinar deve manter alguns nomes de alto nível para que os patrões estão cientes de como as coisas estão sendo feitas. Algumas organizações executar todas as políticas e procedimento através do departamento de recursos humanos ou de seu ramo legal para garantir que não haja leis estão sendo quebrados.

Chame uma reunião de avaliação para reunir todos os signatários de uma sala para discutir a política. Se possível, obter todas as partes juntos em um quarto para ter uma discussão sobre uma política específica irá mover o documento para a frente em um ritmo muito mais rápido do que passá-lo ao redor e pedindo comentários. Se você realmente quiser acelerar as coisas, definir uma meta de ter a SOP assinado no final da reunião.

Sinal, data, controle de versão e fazer circular os procedimentos e políticas finalizados. Considere dando a cada empregado um trabalhador manual que pode ser atualizado com os documentos revistos, conforme necessário. Na verdade, criar uma política e um procedimento para o tratamento dos notebooks, incluindo auditoria dos trabalhadores manuais periodicamente para garantir que todos os funcionários devem estar atualizados.

Comente os PON aprovados existentes em uma programação. Cada SOP deve ser revisto anualmente ou, no mínimo, duas vezes por ano para ter certeza as práticas e políticas não mudaram. Certifique-se de obter assinaturas frescas e datas para que, se auditados, há uma trilha de papel clara de versões para trás.