Como fazer exame Excelentes Meeting Minutes

Selecione um método para gravar as atas das reuniões. Pesar as vantagens e desvantagens de gravação, digitar notas e escrever os detalhes de lado durante o curso da reunião. Considere-se um método à prova de falhas, tais como uma combinação de dois desses métodos. Por exemplo, você pode fita-gravar a reunião e também digitar notas para o seu laptop ou tablet.

Obter uma cópia de "Regras de Ordem de Robert" ou acessar uma assinatura on-line desta cartilha sobre o procedimento parlamentar e as melhores práticas para a condução e gravar reuniões. Estudar o formato adequado para a gravação de discussões de reuniões, movimentos, segundos às propostas, discussão e votação. Se possível, ter uma cópia do livro ou o site acessível a você durante a reunião. Isto irá provar inestimável no caso de membros olhar para você para respostas sobre governança adequada, conduta, registros oficiais e minutos.

Formatar uma introdução e estrutura para seus minutos. Por exemplo, listar a data, hora, dos oficiais nomes, localização e finalidade da reunião na sua introdução. atas de reunião deve refletir o tempo da reunião foi iniciada, bem como o tempo que tinha sido interrompida. O objetivo das reuniões formais pode ser simplesmente uma meeting- assinatura mensal no entanto, se você está gravando os minutos para uma reunião especial de adesão, garantir que seus minutos refletir com precisão que esta é uma reunião que a organização não costuma realizar no curso de sua negócio normal. Muitas organizações do setor público pode convocar reuniões extraordinárias para discutir assuntos confidenciais, tais como questões de pessoal, que são isentos de certas disposições da Lei da luz do sol de um estado.

Levante-se quando o presidente da organização ou o líder do grupo apresenta. Se você não está formalmente apresentado, apresente-se ao grupo e explicar o seu papel como a secretária de gravação ou o anotador. Diga ao grupo que métodos que você está usando para capturar discussões de reunião. Desta forma, os membros identificá-lo como a pessoa responsável pela criação e manutenção de documentos oficiais da organização, o que é particularmente útil para os membros que não sabem que você ou aqueles que não estão familiarizados com a organização e suas práticas. Além disso, a sua introdução serve como uma sugestão de que os participantes devem falar de forma audível para que você possa efetivamente executar seus deveres de anotações.

Pedir aos participantes para se apresentar enquanto você observar rapidamente os seus nomes e onde eles estão sentados. Dessa forma, você não tem que pedir constantemente as pessoas a repetir seus nomes quando você está gravando movimentos, segundos e pontos de discussão. Por exemplo, você deve sempre gravar o nome da pessoa que faz um movimento, a pessoa que segundos, e a pessoa que solicita a votação de uma moção. Quando alguém liga para o voto, eles costumam dizer, "Chamada para a questão." O líder do grupo, então, pede aos membros para votar. Se há uma discussão antes da votação, gravar partes salientes da discussão e anotar todas as objeções oficiais. Suas notas relativas a moções e votação também deve conter os nomes de Ayes, nays e as abstenções.

Evite interjecting declarações subjetivas em suas notas. Não interpretar o que um falante quer dizer por seu tom de voz, inflexão ou sinais não-verbais. atas de reunião deve ser factual e objectiva - qualquer torção no declarações de um participante poderia corroer a integridade de seus minutos e pôr em causa a sua capacidade de gravar corretamente minutos. Por exemplo, escrever "John Doe fez a seguinte moção: Fechar escolas nos dias em que o Serviço Nacional de Meteorologia prevê que mais de cinco polegadas de neve para os municípios de Jackson, Adams e Madison," não "John Doe enfaticamente afirmou que ele queria que o grupo votar se para fechar as escolas em dias quando as condições meteorológicas regionais indicam mau tempo e as estradas intransitáveis."

Finalize seus minutos mais cedo possível após o suspende os trabalhos da reunião, enquanto que as ações ainda estão frescas em sua mente. Rever as suas notas, ouvir a gravação em fita e se preparar para elaborar a sua versão final. Se você tiver dúvidas sobre o que ocorreu durante a reunião, conversar com um oficial ou um líder do grupo. Em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com a pessoa para cujas demonstrações precisar de esclarecimentos.

Fornecer o líder do seu grupo com o que se propõe é a final minutos- pedir feedback, perguntas ou correções. Quando você receber a luz verde, prepare a sua versão final e mandar para os minutos para ser divulgadas aos membros. Use método preferido de sua organização para distribuir cópias das atas, seja via e-mail, correio ou entregues pessoalmente, se você estiver no mesmo ambiente de escritório com os participantes.