Qualidades de um Secretário Executivo

Um secretário executivo precisa ter um bom equilíbrio de assertividade e cautela. Ela deve ser confortável trabalhando com funções de apoio ainda à vontade tomando a iniciativa no âmbito da sua descrição do trabalho. Por exemplo, ela vai ser esperado para filtrar as chamadas e visitantes e, muitas vezes auto-suficiente tratar de assuntos para os executivos que ela suporta. Isto poderia incluir dirigir chamadores e visitantes para os outros ou respondendo a perguntas de rotina. O secretário executivo deve possuir ambição, mas não deve ser muito competitivo. Ela deve se esforçar para melhorar a si mesma e aprender continuamente, mas ela pode não ter uma oportunidade de avançar para além do papel secretário executivo.

Um secretário executivo precisa ser um lógicos práticos thinker- ele deve avaliar situações objetivamente e resolver problemas, de forma crítica. Ao comunicar, ele deve manter conversas focadas na tarefa em mãos e compartilhar informações de forma sucinta. Algum conforto para a construção de relacionamento é valioso, mas é mais importante o secretário executivo é profissional do que amigável. Além disso, ele precisa possuir um alto nível de discretion- ele está a par de informações sensíveis como ele transcreve e distribui documentos executivos, e ele deve mantê-lo confidencial.

Ser capaz de se mover através de uma longa lista de coisas a fazer com um senso de urgência é imperativo no papel secretário executivo. O secretário precisa ter um foco tarefa forte e facilidade para lidar com tarefas repetitivas e de rotina. Ela deverá ainda possuir forte capacidade de organização e priorização, particularmente se ela lida com tarefas administrativas, planejamento e programação para mais de um executivo ocupado.

Erros cometidos por um secretário executivo pode ser caro, por isso, o indivíduo precisa ter uma forte atenção aos detalhes e um profundo compromisso com a qualidade. Ele deve habitualmente verificar e reavaliar seu trabalho antes julgando completa, e ele deve estar disposto a aceitar críticas construtivas. Ele também deve ser respeitoso de protocolo, procedimentos e regras, bem como disposto a seguir o exemplo de seu superior. Durante o treino e sempre que ele tem sentido, ele precisa prestar atenção ao que está sendo dito e siga-through como instruído.

Um secretário executivo deve ser dedicado a seus superiores e sua organização. Ela precisa trabalhar como um membro comprometido da equipe, que poderia incluir colocando em horas extras para garantir um projeto crítico é concluído a tempo. Ao tomar decisões e resolver problemas, ela precisa para manter os interesses de sua empresa na vanguarda de sua mente.

Em algumas posições a este nível, o secretário-executivo supervisiona outros membros da equipe administrativa. Se levando outros, ela deve ser confortável carga tomada, fornecendo direção, oferecendo feedback e delegar trabalho. Ela pode ter de lidar diplomaticamente com o conflito ou assertivamente enfrentar um desempenho ruim, e ela deve ser capaz de incutir um senso de urgência em outras.