Habilidades para um secretário executivo

Um secretário executivo deve ter fortes habilidades de comunicação para servir nesta capacidade. A maioria dos deveres nesta posição exige ser capaz de comunicar eficazmente com o seu chefe, bem como outros executivos dentro e fora da empresa. Muitas vezes você vai ser o primeiro ponto de contato quando as pessoas estão tentando se conectar com seu chefe, e você precisa ter uma conduta profissional, bem como ter boas habilidades de atendimento ao cliente. Seu chefe pode exigir que você tela todas as suas chamadas telefónicas, bem como elaborar uma quantidade considerável de sua correspondência.

Você precisa ser proficiente na utilização de equipamentos de escritório, tais como copiadoras, máquinas de fax, aparelhos de transcrição e computadores pessoais. Muitos dos deveres dos secretários executivos são feitas no computador, então você precisa para ser competente com certos programas de computador, dependendo das necessidades do seu trabalho e os executivos. Por exemplo, você será responsável por manter a sua programação chefe e fazer arranjos de viagens. Além disso, seu trabalho pode exigir que você para produzir determinados relatórios, manter um banco de dados e realizar pesquisas online - todos os quais requerem alguma habilidade e computador uso técnico.

Como um secretário executivo, você será responsável por gerenciar certos aspectos do escritório. Você pode ser responsável por agendar teleconferências e reuniões para o seu chefe. Você vai precisar para manter os horários de reunião ou conferência sala e montar todos os materiais necessários para os participantes. Você também pode ser responsável pela gestão de relacionamentos com fornecedores externos que sua empresa trabalha com uma base regular.

secretários executivos muitas vezes conseguem outro pessoal administrativo no escritório. Se houver recepcionistas ou outros secretários, você poderia ser o seu supervisor imediato, assim que você deve ter a capacidade de treinar e dirigir suas cargas de trabalho. Conseqüentemente, você terá fortes habilidades em multitarefa como você gerenciar seu trabalho, mantendo sua equipe na tarefa.