Como escrever um memorando interno

Use memorandos internos para informar e fazer pedidos das pessoas dentro da sua empresa ou dentro de uma equipe que está organizado em torno de uma empresa específica. memorandos internos ajudá-lo a realizar muitos objetivos de uma maneira simples e direta. Você pode analisar, explicar ou esclarecer um assunto. Você pode fazer recomendações, enviar lembretes, dar instruções, emitir relatórios, fazer anúncios ou transmitir materiais. memorandos internos também podem ser usados ​​para solicitar informações, aprovações, contribuições ou ajuda. Utilize o formato simples para compor logicamente a sua mensagem, atingir um grupo precisa de pessoas e partilhar os seus pensamentos rapidamente, de forma objetiva e concisa.

Criar um título com as palavras “a”, “DE”, “DATE” e “assunto”. Coloque uma vírgula após cada palavra capitalizadas e introduzir um duplo retorno após cada palavra.

Nomear seus leitores no “Para:” linha. Use seus nomes e títulos separados por ponto e vírgula adequadas. Por exemplo, escrever “Dennis Hernandez, da cadeira Lakesha Jones, Secretário Mary Murphy, Tesoureiro.” Para resumir, você também pode dirigir grupos por nome, como “Chefes de Departamento” ou “todos os funcionários.”

Identifique-se como originador do memorando, digitando seu nome e título na “FROM:” linha. Note-se que esta identificação elimina a necessidade de assinar a sua nota no final. Você pode, no entanto, inicial ao lado do seu nome para autenticar sua autoria.

Escreva um título suficientemente descritivo no “subject:” linha. Evitar o uso de um termo geral, como “Segurança”. Em vez disso, use uma frase que resume a sua mensagem, como “Procedimentos de alarme Nova de segurança eficazes 15 de março de 2011.”

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Apresentar um breve, de preferência de um parágrafo, a introdução do conteúdo do seu memorando. Mais importante ainda, comunicar o seu propósito para obrigar leitura. Por exemplo, “A partir da próxima semana, você terá que seguir novos procedimentos de alarme de segurança para entrar no escritório. Este memorando mostra como você.”

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Descrever as circunstâncias que exigiam informação ou pedido do seu memorando. Concentre-se apenas sobre o que seus leitores precisam saber. Por exemplo, não mencionar a ampla pesquisa de segurança e discussões que você realizou em sua nota para a equipe. Escrever em vez disso, “Estamos substituindo o atual sistema de segurança, o mau funcionamento com o sistema XYZ state-of-the-art. Enquanto o novo sistema é muito mais fácil de usar, você ainda vai precisar de reservar alguns minutos esta semana para aprender a usá-lo.”

Descrever as etapas que você quer que seus leitores a tomar, ou as ações que comprometem a tomar para acomodar um pedido. Por exemplo, “Por favor, se inscrever para uma das cinco sessões de treinamento da semana”, ou “Para resolver o nosso problema de alarme, que se reunirá com vários fornecedores de sistemas de segurança deste mês e fazer uma recomendação ao Comitê Executivo até fevereiro de 15.”

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fatos de lista e idéias descoberto por sua pesquisa, ou a evidência convincente de que apoia a sua recomendação. Organize sua informação do geral para o específico e organizar detalhes de apoio do mais forte para o mais fraco.

Termine o seu memorando de cortesia, oferecendo para fornecer ajuda adicional se necessário. Resuma do seu memorando conteúdos, benefícios e chamar à ação.