Como planejar um Relatório de Progresso do negócio com membros da equipe

Muitas vezes, os relatórios de progresso requerem uma abordagem de equipe. Um grupo diverso pode ser responsável pela execução do projeto - ou ter compartilhado a responsabilidade por seus resultados. Antes de se mudar para realmente escrever, a chave é revisitar o escopo do trabalho, em seguida, definir quem é responsável por coletar as informações (e quando). O relatório, em si, deve enfatizar desenvolvimentos positivos, oferecendo informação honesta sobre contratempos e esforços planejados para lidar com eles. Além desses passos, é importante para criar uma atmosfera onde os membros da equipe comunicar abertamente e são confortáveis ​​trabalhando para um objetivo comum.

Uma das primeiras coisas a decidir é quem deve fazer parte de sua equipe. Você pode descobrir isso, revendo documentos relativos marcos originais do seu projeto. pessoas pessoal relevante pode ser listado no esses registros - ou suas responsabilidades pode ser implícito dado o escopo do projeto. No caso de um projeto para melhorar a qualidade da assistência prestada dentro de uma rede de centros de saúde comunitários, membros da equipe primários incluem o diretor da empresa de melhoria da qualidade, diretores médicos em cada uma das 10 práticas e os registros médicos eletrônicos analista de sistemas (EMR) . Tenha em mente que outras partes pode indiretamente ajudar o seu relatório. No exemplo, se é necessária uma pesquisa seres humanos, então a empresa Institutional Review Board (IRB) pode estar envolvido.

Muitos processos têm que se unir com sucesso para um relatório de progresso. Esses relatórios também têm certas freqüências como trimestral, semestral ou anualmente. Após o caso acima, cada membro da equipe precisa reunir provas para demonstrar mudanças na qualidade dos cuidados de saúde. Para os diretores médicos, que significa coordenar breves pesquisas com suas equipes clínicas e administrativas, bem como a realização de gráfico comentários. O analista de sistemas EMR trabalha com o diretor de melhoria de qualidade para executar uma série de relatórios clínicos. Desenvolver um cronograma para a coleta de evidências que leva todos os fatores de tempo em conta, juntamente com atrasos razoáveis.

Depois que a equipe reuniu evidências dentro de horários designados, decidir como enquadrar o relatório. Uma ou mais reuniões pode ter lugar para a equipe para compartilhar e sintetizar resultados. Concentre-se em chegar a um consenso sobre os sucessos e limitações gerais do projeto. Certifique-se de que a equipe concorda com medidas específicas que serão tomadas para resolver os desafios remanescentes - e especificar datas. sumário executivo do seu relatório deve oferecer os detalhes mais importantes sobre o progresso eo trabalho que resta. Em tudo, manter a audiência do relatório em mente. Será que vai ser para o conselho da sua empresa de administração ou um financiador concessão federal? Alguns leitores podem preferir informações técnicas e quadros estatísticos, enquanto outros podem ser parcial à linguagem geral e fluxogramas simples.

A última etapa é elaborar e finalizar o relatório de progresso. Não é aconselhável ter vários membros da equipe de escrita do documento. Não a força de todos está escrevendo mais mesmo bons escritores têm estilos diferentes. Escolha o melhor e mais adequado escritor dentro do grupo. No caso de um relatório de concessão, uma pessoa da equipe do departamento de desenvolvimento provavelmente seria usado. Após a primeira versão é escrito, os membros da equipe devem rever o documento e sugerir edições. revisões adicionais podem ser necessárias, mas não mais do que três são recomendados no total. Como você se aproximar de um projecto final, alistar um “conjunto de olhos” fora que pode avaliar objetivamente o relatório - incluindo detectar informações em falta ou grandes inconsistências. Além de distribuir o relatório ao seu público formal, membros da equipe e os administradores-chave devem ter cópias de seus arquivos.