Métodos de Controle de caixa interno

Controlando o dinheiro em seu negócio envolve contabilidade e segurança diligente. No lado positivo, de acordo com as transações em dinheiro EUA Small Business Administration são menos sujeitos a fraude, taxas, períodos de espera e erros de pagamento. Em contrapartida, o dinheiro não bem controlado pode atrair um maior escrutínio do IRS e da tentação criminosa de funcionários e outros. Aplicando vários métodos de controle de caixa interno pode ajudar a minimizar os riscos.

controle de caixa começa com as pessoas. Funcionários manuseio de dinheiro - ou equivalentes de caixa, incluindo cheques e recibos de cartão de crédito - devem ser cuidadosamente examinados. verificações de antecedentes criminais, despistagem de drogas e verificação de emprego anterior pode ser parte do processo de habilitação. De acordo com um jornal de relatório de Gestão e Marketing Research sobre o impacto do crime em negócios, “As verificações do fundo também deve incluir um relatório de histórico de crédito como alguns funcionários podem recorrer ao desvio de fundos da empresa, quando as pressões financeiras de dependência de drogas, adultério, jogos de azar ou despesas médicas parecem insuperáveis.”

Mantendo recibos de transações em dinheiro permite contabilidade precisa e satisfaz o IRS, criando o que o Departamento de Comércio dos EUA chama de “trilha de auditoria indiscutível.” Numerada, recibos de duas partes são ideais porque permitem-lhe dar uma cópia do recibo para o seu cliente e manter a outra cópia para seus registros. contagem regular de registos de dinheiro pode ajudar a garantir a precisão. calculadoras de impressão e de recibos também pode ser útil para documentar transações em dinheiro.

Parte do controle de caixa interno está colocando mais de uma pessoa responsável pela auditoria de transações em dinheiro. regras próprias da Universidade de Yale para segregar funções exigem que uma pessoa não deve ser exclusivamente responsável de lidar com transações em dinheiro iniciais, mantendo registros, conciliar saldos, transporte ou depósito de dinheiro e aprovação da contabilidade. De acordo com a Universidade de Yale, “Quando essas funções não podem ser separados, uma revisão de supervisão detalhada das atividades relacionadas é necessária como uma atividade de controle de compensação.”

Instalação de câmeras de vídeo e usando cofres gota para armazenar dinheiro são métodos de protecção de dinheiro em pontos onde as transações ocorrem. Atribuindo um funcionário e um supervisor em conjunto para gerenciar seu negócio seguro ou fazer depósitos bancários é um método que ajuda a proteger o dinheiro antes e durante o seu trânsito. Conciliar os recebimentos com registros de depósitos bancários em uma base diária e realização de revisões mensais de contabilidade geral da sua empresa são maneiras que você pode manter olhos atentos em registros de caixa internos e impedir problemas com o IRS.

De acordo com o IRS, “Se, num período de 12 meses, receberá mais de US $ 10.000 em dinheiro de um comprador, como resultado de uma transação em seu comércio ou negócio, você deve relatá-lo para o Internal Revenue Service (IRS) e a Crimes financeiros Enforcement Network (FinCEN) no Formulário 8300.”as empresas têm 15 dias a partir da data de recepção de uma única transação em dinheiro de US $ 10.000 ou mais para apresentar o Formulário 8300 com o IRS.