Como procedimentos de documentação contribuem para a boa Controle Interno?

Na sua forma mais simples, o controle interno é a soma de tudo o que sua empresa faz para identificar e reduzir os riscos de que, de acordo com os EUA Small Business Administration, muitas vezes consomem cerca de 5 por cento da receita anual de uma empresa. Embora as empresas de todos os tamanhos enfrentam riscos de fraude, roubo e abuso de ativos de negócios, as pequenas empresas com procedimentos de documentação inadequadas são muitas vezes mais vulneráveis. procedimentos de documentação contribuir para, e fazem parte de, fortes controles internos.

Enquanto procedimentos de documentação bem desenvolvidos fortalecer ambos os controles internos de prevenção e policiais, procedimentos de documentação inadequadas são a principal razão por que algumas empresas não descobrir que o roubo ou fraude está ocorrendo até que seja tarde demais, o "Jornal de contabilidade", observa. procedimentos de documentação formais fornecer orientações para a implementação de controles, e aumentar a responsabilidade, como seus funcionários devem comprovar e verificar, em vez de simplesmente estado, que eles seguiram ou realizado um controle interno.

procedimentos de documentação criar evidência rastreável, incluindo quem estava envolvido em uma tarefa ou uma transação financeira e quando e como ela estava envolvida. Você pode criar procedimentos como a hora ea data de carimbo que trabalham nos bastidores, bem como regras de documentação conjunto para os funcionários a seguir. Ambos são igualmente importantes para a reconstrução de ações quando o rastreamento transações e criando trilhas de auditoria. Por exemplo, deslizamentos de vales assinados, cópias de cheques de reabastecimento dinheiro em caixa, de um funcionário log-in ID e computador tempo e carimbos de data todos fornecem evidência de auditoria.

anexos reais ou digitalizadas, notas de rodapé em um relatório financeiro e um log de alterações transações de computador são exemplos de procedimentos de documentação que contribuem para fortalecer e controles de gerenciamento de informações. Todos são úteis para documentar as razões para corrigir ou ajustar papel ou registros de negócios eletrônicos, que em última análise, ajuda a prevenir e detectar fraudes e roubo do empregado. Um selo de data e hora correspondente e evidências de autorização prévia, como as iniciais do gerente de departamento, fortalece a gestão da informação controla ainda mais.

Além de prevenir procedimentos internos e externos documentação fraude, de armazém e de gestão de inventário pode suportar controles de qualidade. Estes incluem exigir que os funcionários do armazém para contar, inspecionar e documento danificado mercadoria de entrada e saída. Fraude e prevenção de roubo procedimentos que contribuem para o bom controle interno incluem uma regra documentação exigir que os funcionários para preencher, assinar e enviar uma folha pick para cada pedido de cliente de saída e marcar procedimentos que gravam e identificar itens do inventário, incluindo descrições, números de peças, unidades de medir e quantidades.