Como realizar uma auditoria do Departamento de Compras

(Imagem: Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

O departamento de compras na maioria das organizações é crucial porque representa uma grande percentagem da despesa total para toda a organização e porque mantém a organização fornecido com os produtos e serviços de que necessita para operar. O custo da ineficiência e / ou processos falhos podem ser muito elevados, uma vez que terá impacto sobre toda a organização. Também a função de compras pode ser especialmente vulnerável à fraude, uma vez que envolve desembolso de caixa. auditorias operacionais do departamento de compras pode ajudar a eliminar o desperdício, a ineficiência e fraude, assim, agregar valor à linha de fundo da organização.

Adoptar uma abordagem de avaliação de risco para as funções departamento de compras em vez de tentar auditar todas as funções em uma base anual. Identificar as funções departamento de compras e avaliar os riscos associados a cada um. Usando uma avaliação de risco é crucial, porque coloca os recursos limitados de auditoria interna nas áreas onde eles são mais necessários.

Avaliar a estrutura de controles internos do departamento de compras. Usar o framework COSO integrado para a avaliação. Este modelo vai ajudar a colocar controles em perspectiva e ajudar a relacionar controles específicos com atividades comerciais específicas.

Realizar testes desses controles relacionados com as atividades empresariais de alto risco sob auditoria. Obter ou preparar mapas de processos de controles que está sendo testado e realizar uma caminhada através de cada um desses controles para verificar como eles funcionam. Selecione uma amostra de dados para as atividades de negócios que está sendo auditada e teste para o cumprimento dos controles relacionados.

Analisar os resultados dos testes de controlo para identificar qualquer fraqueza ou falhas de controlo. A administração deve ser feita ciente desses tipos de situações para as medidas correctivas podem ser tomadas o mais rapidamente possível.

Realizar testes substantivas sobre os dados detalhados para as atividades empresariais sob auditoria. Estes testes devem incluir procedimentos analíticos, bem como documentação de origem testes. Desde a compra departamentos iniciando desembolsos de caixa fraude é uma grande preocupação, os auditores devem procurar indicadores de fraude e / ou anomalias nos dados, como parte dos procedimentos analíticos.

Conduzir uma conferência saída com os gerentes de departamento de compras. Fornecer uma lista de resultados e problemas que precisam ser resolvidos e recomendações sobre como resolvê-los. Se for constatada fraude, ele deve ser relatado para a alta gerência fora do departamento de compras. Fornecer os gerentes de departamento de compras a oportunidade de apresentar informações e / ou evidência adicional de que pode alterar os resultados da auditoria e para fornecer um plano de ação corretiva para resolver restante constatação de auditoria e questões.

Escrever o relatório de auditoria ao nível adequado de gestão e / ou do conselho de administração. Incluir o plano de ação corretiva dos gerentes de departamento de compras no relatório.

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