Maneiras profissionais para responder a uma Business Phone

Em um ambiente empresarial, cada telefonema que você toma é importante, se você está falando com um cliente, cliente ou fornecedor. Essas experiências são a base para o seu relacionamento comercial, e uma única experiência ruim é muitas vezes suficiente para perder um cliente para sempre. Seguindo regras básicas de etiqueta telefone, você irá garantir que seus clientes tenham uma experiência positiva cada vez que eles chamam.

Um bom contato telefônico começa com preparação. A equipe do escritório deve saber quem é responsável por responder cada telefone, e quem toma as chamadas devem estar familiarizados com o telefone e suas funções.

Você também deve preparar uma saudação padrão para toda a equipe de usar. Embora você pode querer adicionar um pouco de individualidade para a sua saudação, ele ainda deve incluir os quatro ingredientes básicos: a saudação, a pessoa que fala, a organização que eles representam e perguntando como ajudar o chamador. Um exemplo seria: "Olá, este é Gene com Du Bois Services. Como posso ajudá-lo hoje?"

Quando você atender a chamada, estar ciente de seu tom de voz e a velocidade de suas palavras. Tente manter um tom alegre da voz, mesmo se você não estiver se sentindo particularmente positivo. Sorrindo vai ajudar, mesmo que o chamador não pode vê-lo. Um sorriso muda a forma da boca, alterando a sua inflexão e tom de maneiras que podem ser ouvidos.

As chamadas recebidas devem ser respondidas prontamente, geralmente no segundo toque. atender chamadas muito rapidamente pode perturbar algumas chamadas, mas a maioria das chamadas tendem a desligar após três ou quatro anéis.

Antes de tomar chamadas, você deve se familiarizar com as funções do seu sistema de telefone. Familiarize-se com a forma de colocar chamadas em espera (sem acidentalmente desligar o chamador) e como transferir uma chamada para outra extensão.

Se você precisa tomar uma mensagem, estar pronto para tomar notas completas. Sempre pergunte o nome da pessoa e que a sua mensagem é para. Se o chamador precisa ser alcançado no futuro, para pedir um número de telefone de retorno. Gravar a mensagem em sua totalidade, e passá-lo para o destinatário prontamente.

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Ao retornar chamadas, a resposta deve ocorrer dentro de um dia útil e, se possível no mesmo dia. Se este for adiada, o contato deve ser feito para explicar por que, e estimar quando uma resposta será feita.

Porque você está representando um negócio, tomar cuidado extra para falar como um profissional. Frases como "O que está acontecendo?" e "Só um segundo" são muito bem para uma conversa casual, mas não comunicações profissionais. Da mesma forma, você deve evitar o uso de gírias de qualquer tipo. Não só é pouco profissional, mas muitos acham termos aparentemente inócuas para ser ofensivo.

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E não tente para comer e atender o telefone ao mesmo tempo. Tentando falar em torno de um pedaço de comida só vai fazer você difícil de entender.

No início de cada chamada, a pessoa de atendimento deve pedir o nome da pessoa e como eles podem ser de serviço. Se a chamada amplia ainda mais, deve ser tomado cuidado de lembrar e (se apropriado) usar o nome do chamador. O chamador deve sentir-se corretamente que eles estão recebendo atenção pessoal e serviço.

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Se você precisar transferir uma chamada ou colocar uma chamada em espera, sempre pedir permissão para fazê-lo. Para muitos chamadores, uma mudança abrupta de falar com uma pessoa viva para ouvir segurar a música é irritante e rude. Sem chamador nunca deve ser colocado em espera sem uma boa razão. Usando espera como um meio de evitar um chamador não só é rude, ele pode levar à rescisão.

Sempre tente chamadas em uma nota positiva acabar. Assegurar chamadores que você está dando-lhes o seu melhor esforço, revendo as ações que você tomou e vai tomar. Sempre perguntar se há alguma coisa que você pode ajudá-los com, e agradecer-lhes por seu tempo.