Como liderar uma chamada de conferência bem sucedida

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Certifique-se a data ea hora da chamada de conferência é claro para todas as partes. Telefone ou e-mail as informações aos participantes. Follow-up com um lembrete no dia anterior a chamada. Organização é a chave para levar uma chamada de conferência bem sucedida. Organização começa com o líder antes de a chamada ser iniciada.

Escrever uma agenda e distribuí-lo para todas as partes por correio, e-mail ou correio interno. Ele irá ajudar os participantes da chamada de conferência estar preparado. Ele também dá ao líder um esboço a seguir durante a chamada.

Organizar para fazer a chamada a partir de um escritório silencioso. Feche a porta do escritório. Desligue a chamada em espera e sistemas de paginação durante a chamada. Não comer ou beber. Não escreva, o que pode fazer barulho. Tome notas de lápis e papel. Evite farfalhar de papel.

Identifique-se na abertura. Faça com que cada participante se apresentar. Anote o nome de cada participante para que possa abordar os participantes pelo nome quando você quiser falar com eles. Lembre-se os participantes não podem ver uns aos outros, e eles não podem vê-lo.

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Manter a sua agenda escrita. Reinar em conversas que começam a sair pela tangente. Se surgir uma questão que precisa ser considerado, dar aos participantes informações de contato relacionada para acompanhamento posterior. Agendar a questão para uma teleconferência mais tarde.

Faça perguntas específicas e dirigir a pergunta a um indivíduo pelo nome. Não faça perguntas abertas, tais como, "Algum comentário?"

Não permita que mais de uma pessoa a falar ao mesmo tempo. Duas pessoas conversando em um momento é muito confusa para os outros ouvintes. Ele também é cortesia comum ter apenas uma pessoa fale por vez. Além disso, alguns telefones orador vai cortar se duas pessoas falar ao mesmo tempo.

Embrulhar as coisas rapidamente, recapitulando o que foi discutido. Dar suas informações de contato em caso participantes têm perguntas de seguimento ou comentários.