Como Organizar uma chamada de conferência
As chamadas de conferência são úteis para organizar uma reunião com um grupo de pessoas em diferentes lugares que precisam para tomar decisões. Um grupo de advogados pode precisar de conhecer e decidir uma estratégia para o caso do seu cliente, ou um grupo de bachelorettes podem estar tentando planejar um casamento chuveiro. A chamada de conferência pode ajudar um grupo de pessoas a tomar decisões em questão de minutos, o que pode levar dias por e-mail e pode ser impossível de fazer em pessoa.
Coisas que você precisa
Telefone- software reunião de agendamento
Identificar as pessoas que você precisa convidar para a chamada de conferência. Em seguida, priorizar a importância da participação de cada pessoa. Se houver três ou quatro pessoas que ponham em sua chamada de conferência, priorizando a lista de convidados pode não ser importante. Mas se você está convidando seis ou mais pessoas, é mais provável que haverá conflitos de agenda. Certifique-se os tomadores de decisão importantes será capaz de participar.
Entrar em contato com participantes importantes para identificar conflitos de agenda. Descobrir se e quando essas pessoas vão estar fora da cidade por um longo período de tempo, em um avião e indisponíveis para chamar ou não pôde comparecer. Organizar o seu tempo de reunião em torno desses conflitos.
Mande um convite a todos os participantes. Use e-mail, Evite ou outro programa de software convite. Microsoft Outlook pode agendar a reunião, enviar convites e permitir que os convidados para aceitar ou recusar. Você vai rapidamente ter uma idéia geral de quem pode participar e quem não pode. Os convidados podem ter sugestões sobre vezes que funcionam melhor para eles, e eles também podem enviar itens da agenda em suas respostas ao pedido de reunião. Rever o seu convite com base no feedback que você recebe.
Agendar a reunião usando um serviço de call-in. Existem várias empresas que se especializam em chamadas em conferência de hospedagem, como a inclusão FreeConference e InstantConference. Se a sua empresa muitas vezes conferência de horários chama, descobrir se sua empresa tem um contrato com um determinado serviço de call-in.
Enviar o convite finalizado para todos os participantes. Enviar o convite, mesmo para as pessoas que recusou o pedido de reunião original, no caso de eles mais tarde se tornam disponíveis. Certifique-se de incluir todas as informações pertinentes no convite, incluindo a data ea hora da chamada, o código do país eo número de telefone que os participantes devem usar, bem como quaisquer códigos de participantes necessários. Também incluir o seu número de contato para que os participantes possam contatá-lo diretamente se eles têm problemas discando.
dicas & avisos
- Se você nunca usou um serviço de conferência de chamada antes, pedir ao redor sobre a clareza das chamadas e facilidade de uso. Existem alguns serviços gratuitos e alguns que cobram uma taxa. Compare os preços dos serviços baseados em taxas e decidir qual melhor se adapta às necessidades da sua empresa.
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