Como organizar seu escritório Workload

Qualquer um pode apreciar a vista de uma movimentada e de alto nível executivo, sentado atrás de uma mesa grande sem tanto como um pedaço de papel - e muito menos uma partícula de poeira - à vista. Aparências escondem a realidade, para que executivo é provavelmente tão ocupado como você é, mas ele encontrou uma maneira de organizar sua carga de trabalho de escritório. Você pode, também, contanto que você desenvolver um sistema que funciona para você. Isso pode significar que emprega algumas técnicas “tentou-e-verdadeiro”, mas também descartando outros. Como aquele executivo de alto nível, lembre-se que você está no comando e que cabe a você assumir o controle de sua carga de trabalho antes que ele toma o controle de você.

Estabelecer um sistema de arquivamento - de papel eletrônico e - de modo que você pode dispensar prontamente com informações, uma vez que você é feito revisão. Muitos profissionais de negócios são “stackers mestre”, o que significa que eles tendem a acumular pilhas de papel que, eventualmente, oprimi-los. Faça um compromisso de trabalhar em um projeto e, em seguida, quando estiver pronto, prontamente arquivá-la. Para arquivos de papel, estabelecer um sistema de arquivos codificados por cores, com cada cor que denota uma mensagem significativa para você. Por exemplo, implementar um sistema de hierarquia de três cor verde em que significa “alta prioridade,” amarelo significa “prioridade moderada” e meio vermelho “baixa prioridade. Ou, para reduzir o número de arquivos em sua mesa, use um sistema de duas cores. Seguem a mesma lógica para criar um sistema de computador de arquivamento.

Criar um diário lista de tarefas e mantê-lo com você em todos os momentos para mantê-lo concentrado e no caminho certo. Cruz fora tarefas como você completá-los. Da mesma forma, manter um calendário com você em todos os momentos, referência cruzada os dois como necessário. Reveja sua lista de coisas a fazer no final de cada dia e no início de cada novo dia para cimentar as suas obrigações diárias em sua mente.

Estabelecer limites de tempo e prazos para cada uma dessas tarefas, sendo otimista, mas também realista. Seja particularmente vigilante sobre o tempo que você colocar para ler e responder a e-mails, como é incrivelmente fácil de ser sugado para o demorado ". Email vortex”Tag seus e-mails com‘mensagens de alta prioridade’para ajudar a concentrar os seus esforços - e então decidir se deve ou não responder em conformidade.

Comece telefonemas e reuniões com uma estimativa de sua duração - e depois ver o relógio e manter o plano. As pessoas vão respeitar a sua disciplina se você diz algo como: “Como eu sei que estamos todos ocupados, vamos tentar o nosso melhor para manter este telefonema ou reunião para 30 minutos”

Estabeleça limites para os colegas de trabalho que podem tentar o enlear em um almoço prolongado ou uma conversa prolongada sobre o seu encontro às cegas terrível na noite anterior. Enquanto alguns interação social é importante para a construção de relacionamentos entre colegas de trabalho, tome cuidado para que ele não fique fora de mão e jogar uma bola curva em seu dia de trabalho de outra forma bem estruturada.

Reconsiderar multitarefa. Você pode pensar que falar ao telefone, escrever um email e analisar uma proposta de marketing faz de você um funcionário super, mas, na verdade, você pode estar difundindo sua atenção e em vez disso estão sendo contraproducente. Se você deve, forçar-se a concentrar sua atenção em uma tarefa de cada vez e comparar os resultados com o modo multitarefa de organizar sua carga de trabalho.

Avaliar a sua carga de trabalho atual antes de concordar em assumir novas responsabilidades. Embora muitos funcionários assumem que eles devem intensificar e nunca dizer não a esses pedidos, considerar cuidadosamente se você tem tempo para completar as tarefas e se eles podem ser realizados de acordo com seus próprios padrões elevados.

Consulte o seu supervisor para assegurar que você está no caminho certo com o seu plano para organizar seu escritório carga de trabalho. Rever o seu “plano de ação” e pedir feedback.