Como escrever um Manual de Procedimentos
Um procedimento é como uma receita, um conjunto de instruções que afirma claramente que faz algo, quando deve ser feito, como é feito e qual o resultado deve ser. Lista de cada etapa na ordem em que devem ser preenchidos. Compilar vários procedimentos em um manual que é organizado pela descrição do trabalho, departamento, função ou qualquer ordem torna a informação mais acessível aos usuários do manual. Não confundir políticas com procedimentos. As políticas são regras ou declarações de procedimentos Position são o que as pessoas seguem para realizar políticas.
Coisas que você precisa
- documentação existente que pode ser material de recurso
- especialistas no assunto que sabem como executar os procedimentos
Decida quais os procedimentos para documentar. Dois métodos para escolher o conteúdo do seu manual são para o levantamento usuários manuais potenciais para descobrir quais as tarefas que precisam clarificadas ou obter mais informações sobre, ou você pode preferir fazer uma lista de problemas operacionais que você poderia resolver com procedimentos claramente definidos.
Juntar informação. Uma pessoa já está fazendo a tarefa é o seu melhor recurso, a menos que você está criando procedimentos a partir do zero. Assista a pessoa executar a tarefa e tomar notas, ou pedir a pessoa para escrever para você todos os passos envolvidos na tarefa, bem como quaisquer sugestões ou avisos aprendidas através da experiência.
Estabelecer a disposição do seu manual. Um formato de duas colunas faz procedimentos claros e fáceis de ler. Título cada página com o nome do procedimento, e colocar abaixo o título de uma lista ou parágrafo de quaisquer factos que não se enquadram dentro de uma etapa, tais como a frequência com que o procedimento é realizado e dicas ou avisos. O procedimento deve-se depois que numa mesa de duas colunas.
Escrever um rascunho. Na coluna da esquerda, liste a pessoa responsável pelo procedimento. Na coluna da direita, lista em ordem os passos que a pessoa executa. Se o procedimento envolve várias pessoas, todos eles devem ser capazes de ver claramente onde eles se encaixam no processo eo que eles precisam fazer.
Testar os procedimentos. Peça a alguém familiarizado com os procedimentos a seguir-los do projecto. É importante o uso de alguém inexperiente, para que a pessoa não vai tomar qualquer atalhos habituais ou encobrir pontos obscuros outro leitor não entenderia.
Rever o projecto. Esclarecer, adicionar, excluir e reorganizar passos até que os procedimentos podem ser seguidas por qualquer pessoa a ler o manual.
Publicar o manual. Incluir uma tabela de conteúdo que os leitores possam localizar rapidamente procedimentos. Adicionar um glossário definindo qualquer terminologia que é incomum ou específico para a sua indústria.
dicas avisos
- Não use variação palavra elegante para animar a escrita. A "Widget" é um widget de cada vez, e não um "item" ou um "dispositivo". coisas que descrevem de forma consistente pode ser repetitivo, mas melhora a clareza para os leitores.
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