Protocolo Gabinete de Comunicação

Empresas e organizações dependem de linhas de comunicação ficar aberto e restantes confiável entre as diferentes partes e divisões. Sem a capacidade de comunicar de forma eficaz, as funções da empresa começam a desmoronar bem rápido. No entanto, todos comunicando sua própria maneira, ao mesmo tempo também leva ao caos. Este é o lugar onde os protocolos de trabalho entram em jogo.

Basta dizer, os protocolos são regras internas que os membros de uma organização são obrigados a seguir e usar. Ao fazer atividades certeza alvo são tratados no âmbito de protocolos, a organização assegura consistência e conformidade em todos os níveis. A desvantagem, no entanto, é que muitos protocolos de levar a redundância, burocracia e,, atrasos desnecessários piores. Isso funciona contra uma organização tentando ser ágil e flexível. Encontrar um equilíbrio entre a capacidade de resposta e conformidade.

Para aumentar o desafio de gerenciar como as pessoas na mesma organização comunicar, métodos electrónicos e informáticos têm complicado a questão. A velocidade da comunicação eletrônica frequentemente resulta em problemas acontecem mais rápido e se espalhe ainda mais quando erros são cometidos. telefones inteligentes, e-mail, mensagens instantâneas e arquivos de computador só adicionar a uma enxurrada de comunicações.

mensagens escritas, o mais tradicional de métodos de comunicação empresarial, são facilmente padronizado por organizações para que possam ser corretamente roteados corretamente e devidamente priorizadas. Isso é feito por escolher métodos diferentes para diferentes níveis de importância. E-mails, notas e mensagens básicas podem ser utilizadas para a comunicação diária. Memorandos e cartas em papel timbrado da empresa apresentam questões comunicadas de maneira mais formal. papéis de emissão de reservas e relatórios para discussões políticas e importantes esforços de tomada de decisão.

O problema com e-mails, mensagens instantâneas e da Internet é que as organizações frequentemente perder o controle da mensagem e seu público muito rapidamente. As organizações estão bem servidas por treinar regularmente funcionários sobre os riscos e perigos da comunicação eletrônica, reservando essas ferramentas para uso diário, comunicação e treinamento de pessoal regular sobre a compreensão de como limpar regularmente comunicações antigos e manter apenas informações importantes. Demasiadas vezes, as pessoas usam essas ferramentas para mensagens bobo ou pessoal. Os resultados podem variar de embaraçar a sério deveria esses arquivos mais tarde se ressuscitado em processos judiciais ou questões jurídicas.

Como parte dos protocolos, as organizações também se beneficiam com certificando-se de que quaisquer comunicações seguir as regras de uso clara. Isso significa ter certeza que o pessoal entende como se comunicar adequadamente por escrito. Rápido, siglas techy, como LOL, WTB, WU, LTR e assim por diante, não pertencem escritos profissionais. Os funcionários devem entender que eles precisam se comunicar em linguagem adequada que valoriza a ortografia e gramática.

Protocolos para a comunicação verbal pode ser implementado de forma semelhante como documentos escritos. Deve haver níveis para reuniões verbais, incluindo discussão casual, reuniões formais, reuniões de hierarquia, e de formulação de políticas / interações de tomada de decisão. Cada um desses eventos de contato deve ter uma expectativa entendido de como se comunicar, por quanto tempo e como processar reações e decisões. Não fazer isso em um negócio frequentemente resulta em interação ad hoc que, ao mesmo tempo confortável em pequenos grupos, começa a causar problemas como as organizações crescem.