A melhor maneira de começar uma carta de reclamação

Se você tem uma queixa do consumidor sobre um produto ou serviço que não fez jus às suas expectativas, uma das melhores maneiras de garantir as suas preocupações são levadas a sério é escrevendo uma carta de reclamação. Embora possa ser difícil determinar a melhor maneira de começar uma carta de reclamação, há uma série de estratégias diferentes que você pode tomar.

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Dirigindo-se a sua carta de reclamação a uma pessoa específica irá reduzir a probabilidade de que a sua carta será ignorado ou "cair através das rachaduras." Comece sua carta abordando-o para a pessoa específica que tem poderes para responder à sua reclamação. Não se esqueça de incluir o título da pessoa. Normalmente um site da empresa vai ter informações sobre quem ou para onde direcionar as reclamações dos clientes. Antes de escrever sua carta de fazer alguma pesquisa para certificar-se de enviá-lo para a pessoa adequada.

Comece com um título curto que referencia o problema que está tentando resolver, antes de seu primeiro parágrafo, com o máximo de detalhes possível. Por exemplo, se a sua queixa é sobre um vôo da companhia aérea, incluir a data da viagem, rota e número de voo. Após o título seu primeiro parágrafo deve resumir a queixa. Chegar ao ponto rapidamente, na primeira frase do seu primeiro parágrafo, e delinear as reclamações específicas relacionadas com bens ou serviços da empresa. Incluir tantos detalhes quanto possível, permanecendo concisa e respeitosa.

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Outro método de começar uma carta de reclamação é usando o seu primeiro parágrafo, dizer algo positivo sobre os produtos ou serviços da empresa antes de lançar em sua reclamação. Esta abordagem coloca o leitor numa posição menos contraditório, o que pode levá-lo a estar mais dispostos a trabalhar com você para resolver a sua reclamação. Comece a sua primeira frase com uma experiência favorável que teve com a empresa no passado, destacando alguns dos atributos positivos da empresa, e, em seguida, delinear a natureza da sua reclamação em sua segunda frase ou parágrafo.

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USA.gov oferece dicas sobre como escrever uma carta de reclamação eficaz, observando que muitas vezes uma carta em papel enviada pelo correio é a maneira mais eficaz de entrar em contato com uma empresa. Também é provável que você obter melhores resultados se você usar uma carta direta, não-confrontacional tone- um bravo, ameaçador ou sarcástico pode ser menos eficaz do que uma carta que é calma e racional. Além disso, você deve indicar claramente exatamente como você gostaria que o problema a ser resolvido. Finalmente, documentar cada passo e cada letra que você escreve, e manter cópias.