Deveres gerais de um secretário de gravação

O secretário de gravação é responsável por estabelecer e manter registros e documentação de sua organização, incluindo atas de reuniões, memorandos e outras correspondências. Quando necessário, ela deve criar sistemas de arquivamento apropriados e lógicos para garantir que os registros da organização são facilmente acessíveis pelo pessoal e / ou membros relevantes.

secretários de gravação deve ser hábil em comunicações escritas, como muitas vezes eles vão ser chamados a redigir e editar correspondência em nome da organização para grupos de fora, bem como membros internos. Devem, portanto, ser fluente em jargão específico da indústria, estar familiarizado com os requisitos de estilo de comunicação da organização e ser capaz de usar as ferramentas apropriadas --- isto. programas de software de processamento ou e-mail --- para criar cartas, e-mails, memorandos e outras correspondências.

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A secretária de gravação deve ser especialista em taquigrafia ou ser capaz de resumir rapidamente e compilar notas de reuniões da organização, também conhecido como os "minutos" para as reuniões. habilidades de transcrição são, portanto, fundamental, como atas de reuniões --- completo com itens de ação a ser executada pelo pessoal relevante --- deve ser divulgado logo após a conclusão da reunião.

Algumas organizações --- por exemplo. sindicatos --- delegar aos seus secretários de gravação a responsabilidade de publicar e distribuir seus boletins oficiais. O secretário de gravação deve, portanto, ser capaz de usar ferramentas de editoração eletrônica e software para ajudar a si mesmo no layout e impressão de boletins informativos, folhetos e brochuras, quando necessário. Outras responsabilidades relacionadas incluem a recolha de notícias para incluir nos materiais, tirar fotografias, edição e revisão e impressão.

Muitos secretários de gravação servir como repositório central de informações para suas respectivas organizações, dada a sua exposição e participação em, mais --- se não todos --- das reuniões de seus grupos detêm. O secretário de gravação deve, portanto, ser conhecedor da história, estatuto social, a liderança da sua organização e outras políticas e procedimentos. Ele também pode ser necessária para manter uma lista atualizada de todos os funcionários e membros, suas informações de contato e outros dados relevantes para a missão da organização.

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Alguns secretários de gravação também pode ser encarregado de coordenar e promover eventos e atividades especiais da sua organização. Eles podem imprimir e distribuir panfletos e folhetos e manter sites e quadros de avisos anunciando eventos e respondendo a perguntas sobre eles.