Papel de um Gerenciador de Documentos

Os funcionários precisam de acesso a documentos, como cartas de apresentação, materiais de marketing, tutoriais e informações do cliente para completar seu trabalho. Tradicionalmente, os funcionários salvou esses arquivos diretamente em seus discos rígidos para acesso futuro, mas há um risco inerente de que os arquivos se tornará desatualizado. Além disso, os funcionários podem perder tempo precioso pentear seus discos rígidos para documentos que eles nunca baixaram.

Um sistema de gerenciamento de documentos resolve todos esses problemas. Ele cria um ponto focal onde todos os documentos são salvos. Além disso, esses mesmos documentos podem ser compartilhados com funcionários e clientes através de um site. A maioria dos sistemas de gestão de documentos pode saída para um website facilmente- a vantagem é que ele é acessível a qualquer pessoa com uma ligação à Internet e não exige software ou instalações adicionais para ver (ele pode exigir um nome de usuário e senha, mas que pode ser especificado).

O IRS requer instituições financeiras para manter qualquer documentação relacionada a um cliente por cinco anos após a conta está fechada. O Departamento de Justiça requer um período de tempo ainda mais para escritórios de advocacia, o que significa que todos os arquivos precisam ir a algum lugar.
gestores de documentos normalmente arquivar documentos em ordem cronológica, embora alguns preferem ordem alfabética, dependendo da quantidade de informação a ser armazenada. Se é um escritório sem papel, em seguida, os documentos devem backup (em dois locais separados), em seguida, removidos do servidor.

Dependendo do tamanho da organização, habilidades de escrita pode ser um elemento chave para o papel de um gerente de documento. cartas de apresentação, modelos e tutoriais requerem atualizações constantes para permanecer relevante. Além disso, declarações de privacidade, contratos em branco e documentos técnicos recebem pequenos ajustes aproximadamente uma vez por ano.

Quer ou não o gerente documento faz essas mudanças, pessoalmente, será sua responsabilidade para garantir que todo mundo está usando as versões mais up-to-date. A maneira mais simples de fazer isso é usando um sistema de gerenciamento de documentos.

Documentos mudar, e é responsabilidade do gerente documento para saber quem fez o que muda. A rastreabilidade é um recurso padrão na maioria dos softwares de gerenciamento de documentos. No entanto, um gerente documento pode acompanhar a rastreabilidade sem o software, tornando cada documento só de leitura, e em seguida, registrando alterações solicitadas à medida que são recebidos.

Haverá momentos em que um gerente de documento precisa encontrar itens que já estão arquivados. Na maioria das vezes, isso é por causa de auditorias, processos judiciais e desastres naturais - todos os quais requerem registros meticulosos de eventos passados.
Por essa razão, os gestores de documentos precisa arquivar materiais, de forma lógica e precisa possível. Desta forma, qualquer gestor documento pode acessar os registros necessários, independentemente de quem originalmente armazenado-los.
Quando se trata de preparação para desastres naturais, armazenar um backup do servidor de escritório em algum lugar fora do escritório. Se possível, guarde-o em uma região diferente, como um escritório satélite.