Métodos de documentação de processos

As empresas usam a documentação do processo para capturar o caminho de um projeto para avaliação e referência futura. documentação do processo auxilia a empresa na lembrança e refino habilidades para descobrir as melhores práticas para cada novo projeto. Segundo a equipe de Westfall, documentação processo padronizado é essencial para uso em apoio à formação, gestão e ferramentas. Existem vários métodos para documentar processos dentro de uma organização.

Recolha de informação é um método importante usado em documentação do processo, uma vez que fornece a maior parte da informação necessária para descrever o projecto. Métodos para reunir informações incluem entrevistas, reuniões e relatórios.

partes interessadas entrevista ou pessoas-chave envolvidas no projeto para obter informações sobre como eles avaliam o processo. Organizar reuniões de discussão em grupo-alvo para capturar os pontos de vista de pessoas diretamente afetadas pelo projeto. Exigem que os membros da equipe envolvidos no projeto para preencher relatórios que rastreiam o progresso em tarefas, horários e actividades relacionadas com o projecto. Participar e documentar todos os eventos organizados para promover ou discutir o projeto. Use um notebook, câmera e gravador de fita (se necessário) para documentar essas reuniões. Tirar fotografias antes e depois da conclusão do projeto.

De acordo com knowledgeleader.com, documentação processo deve incluir um resumo, uma narrativa detalhada e um diagrama de fluxo do processo. Comece com o resumo, dando uma breve descrição da tarefa a cumprir por este processo, a localização do projeto e o alvo a atingir.

Delinear os diferentes passos necessários para tomar durante o processo e que é responsável por concluir cada etapa. Mantenha o resumo curto e claro. Não elaborar sobre os passos demais. Tente manter a documentação de processos a um número mínimo de páginas.

O relato detalhado é um método para descrever os sucessos e obstáculos de um processo. Incluir informações sobre o que foi realmente feito para atingir a meta, o que modificações foram feitas ao plano original e porquê. Descreva todos os factores e indicadores que atribuídas ao sucesso do projeto. Revisar os relatórios dos membros da equipe para identificar esses fatores. Descreva quaisquer aspectos do processo que Failed o que os obstáculos eram e como eles ocorreram. Identificar os desafios e possíveis soluções para evitar o fracasso em processos futuros.

As organizações utilizam diagramas de fluxo para documentar o processo visualmente. Um diagrama de fluxo simples de um processo é muito mais fácil de entender do que longas descrições.

diagramas de fluxo tipicamente ilustrar os relacionamentos entre as diferentes tarefas de um processo. Compilar o diagrama de fluxo do processo por desenho tarefas principais no processo. Identificar os principais grupos responsáveis ​​por cada tarefa e incluí-los no diagrama. Liste os passos necessários para concluir cada tarefa no diagrama de fluxo.