Como documentar Controles e Processos Internos

Documentar controles e processos internos pode ser um desafio. processos complexos são apresentados em um fácil de compreender o estilo e que não é tarefa simples. Você deve ter excelentes habilidades de comunicação, tanto oral como por escrito para fazer um bom trabalho. Passos para criar uma boa documentação envolver os funcionários de entrevista, observação, avaliação e organização. Um aspecto importante da criação de documentação é permitir a modificações mais tarde. Processos de mudança e, como resultado, os documentos devem mudar também.

funcionários Entrevista. Esse é o primeiro passo neste processo. Não faça suposições e fazer perguntas para checar sua compreensão. Pergunte para os funcionários para mostrar o que eles estão falando. Se alguém precisa aprovar um papel, pedir para ver que papel. Algumas pessoas gostam de usar um gravador e depois transcrever a informação. Esta pode ser uma boa idéia se alguém está falando e mostrando o processo ao mesmo tempo com muitos detalhes. "Show and Tell" é o caminho a percorrer.

Observar seu entorno. Se o processo é anexar as faturas para verificar os pedidos, por exemplo, observe se este está sendo realmente feito. Muitas vezes as pessoas dizer-lhe o caminho certo de fazer um determinado processo, mas isso não significa que ele é do jeito que está sendo feito. Desde que você está documentando realidade, observando-se o processo pode ser valiosa para adicionar uma boa informação não é óbvia durante a entrevista. Olhe nos armários de enchimento, e observe o que papéis as pessoas têm em suas mesas.

Avaliar a eficácia de um processo, enquanto documentando-lo. Se você ver os processos não trabalhar ou ser realizada duas vezes, fazer uma anotação dela. Esta é a melhor maneira para você adicionar valor aos seus processos documentando trabalho. Quando você avaliar um processo, você está olhando para ele de forma objetiva e você pode fazer sugestões de melhorias. Certifique-se de protocolo de acompanhamento ao fazer recomendações. Lembre-se: se os processos mudar por causa de suas recomendações, você vai precisar para documentar os processos de não melhorou apenas o antigo.

documentação de arquivos em pastas e on-line em pastas. Tendo modelos para padronizar a documentação ajuda a mantê-lo fácil de ler. Cada pasta ou pasta deve ter um índice com informações sobre uma área. Por exemplo, você poderia ter um fichário sobre contas a pagar onde você poderia arquivar narrativas e fluxogramas que documentam o processo. Você pode ter outra pasta sobre folha de pagamento e ainda outro sobre Contas a Receber. Separando a documentação sobre os processos podem ajudar os usuários a encontrar informações. Têm a mesma organização em todas as pastas relativas à ordem de documentação, tabela de conteúdos na frente, etc. Isto é muito importante quando as mudanças precisam ser feitas e um item específico tem de ser encontrado rapidamente.