Por que é importante documentação para sistemas de informação contabilística?

A documentação é importante para qualquer implementação do sistema, e um sistema de contabilidade não é excepção. Documentação geralmente é feito em papel ou on-line com explicações sobre por que uma determinada decisão foi feita sobre os outros. A documentação é geralmente o padrão dentro de uma empresa e é feito da mesma maneira cada vez que um novo sistema for implementado, tornando-o fácil de ler e pesquisar qualquer problema.

A importância de uma documentação sobre o sistema de contabilidade é claramente visível quando algo dá errado e as pessoas precisam descobrir como corrigi-lo. Por exemplo: Um sistema de contas a pagar é a adição de um imposto estranho para certos fornecedores. A maneira mais fácil de descobrir a causa deste problema é rever a documentação para ver como o sistema foi configurado e por quê. Isto é crucial quando um sistema é colocado primeiro a usar e as pessoas estão encontrando problemas inesperados. Talvez um relatório está a pedir informações que não existe. Olhando para a documentação ajudaria a corrigir o problema, mostrando que esta informação está configurado dentro do sistema.

Documentação de um sistema de contabilidade deve apresentar decisões como um sistema é implementado. Muitos sistemas permitem muita flexibilidade e, juntamente com a flexibilidade, venha decisões. Por exemplo, a documentação iria mostrar que decidiu quantos dígitos uma conta deve ter, e as razões pelas quais essa decisão foi tomada. Isto é muito importante quando uma empresa passa por grandes mudanças e nova gestão quer entender as decisões tomadas por pessoas não está mais lá. Talvez essas decisões não foram Wise talvez. Mas pelo menos há alguma documentação das decisões tomadas para a empresa.

Quando um sistema precisa ser atualizado com uma nova versão ou um novo módulo, ter a documentação adequada pode ajudar a fazer este processo ir mais rápido. Isto é crucial se um programa de contabilidade foi projetado especificamente para uma empresa. Todos os detalhes técnicos são muito importantes quando se considera a compatibilidade com outros softwares e quaisquer alterações necessárias ao programa. Por exemplo, você pode precisar de um módulo de ativos fixos e você quer que o módulo para transferir informações a documentação geral ledger.The deve dar-lhe pistas para saber se você pode fazer isso, e se assim for, o que precisa ser feito. Normalmente, a tecnologia da informação (TI) pessoas usam documentação para informações técnicas.

Boa documentação para sistemas de contabilidade são geralmente uma combinação de fluxogramas e texto. Muitas vezes, um diagrama de dados mostra como um sistema foi desenvolvido e implementado melhor do que texto. Estes podem ser um pouco complicado de entender, por isso certifique-se a documentação tem uma lenda para que possa seguir os conceitos.

Outros formatos de documentação estão na forma de questionários, onde as questões específicas são feitas e as respostas são documentadas. Com base nas respostas, relatórios e outros problemas no sistema de contabilidade são resolvidos. Muitas vezes, a documentação tem ambos os fluxogramas e questionários.

Muitas empresas documentar como e por que um determinado sistema de contabilidade foi selecionado em vez de outros. Isso pode dar aos usuários uma idéia muito boa do que o pensamento era então, mesmo se nenhum dos tomadores de decisão estão em torno de questions.Since a implementação do sistema podem ser caros, actas das reuniões são geralmente disponíveis para documentar o processo de decisão. Talvez treinamento gratuito foi oferecido por um fornecedor que era mais atraente do que o outro. Assim, mesmo antes de uma implementação do sistema está em andamento, a documentação deve estar disponível também.