Como ajudar funcionários através de uma mudança de escritório

Movendo-se de uma empresa pode ser um momento emocionante ainda estressante. Para garantir uma transição suave, obter empregado buy-in para o processo, fazer planos detalhados e cronogramas e antecipar algum grau de atrasos e desaceleração de negócios.

Dar aos funcionários um aviso prévio sobre o movimento eo que isso significará para a empresa, clientes e fornecedores, bem como para os funcionários e suas famílias. A deslocalização de longa distância pode ter um grande impacto sobre os trabalhadores, especialmente se eles têm que mudar seus deslocamentos ou alterar suas rotinas de acolhimento de crianças ou agendas domésticas. Fornecer um calendário para a mudança que inclui datas-chave, tais como quando os clientes serão notificados, quando os materiais pessoais devem ser embalados e quando o movimento físico ocorrerá.

Envolver os funcionários em movimento através da criação de comités do pessoal ou ligações de departamento que será responsável pela organização de vários aspectos do movimento. Permitir funcionários a fazer perguntas, expressar preocupações e fazer sugestões sobre formas de minimizar o tempo de inatividade ou interrupção de rotinas de trabalho e funções de negócio. Fazer a transferência sentir como uma aventura em vez de um estressor, enfatizando aspectos positivos, como mais espaço para todos ou uma oportunidade para ter a entrada sobre o layout de escritório e design.

Incentive os funcionários a usar a mudança como uma oportunidade para limpar seus cubículos ou escritórios, abater arquivos e obter melhor organizado. Coordenar o movimento através da atribuição de departamentos com códigos de cores e funcionários com números de identificação para usar em embalagem e rotulagem escritório equipamentos, móveis, materiais, arquivos e outros itens a ser movido. Insista para que itens pessoais como fotos, prêmios e decoração de escritório ser embalado e transportado por empregados antes da mudança de escritório para garantir a segurança.

Enquanto algum tempo de inatividade é de se esperar durante uma mudança de escritório, fazer todos os esforços para ter equipamentos de escritório e de TI no lugar e operacional no primeiro dia no novo escritório. Isso permitirá que funcionários para ficar em contato com os clientes e outras partes interessadas, e-mail de acesso e se sentir conectado como eles se instalar em novo espaço. Prepare-se para potenciais interrupções durante o movimento, empurrando de volta prazos importantes ou estender horários de projeto para reduzir o stress sobre os trabalhadores. Colocar um aviso em seu site e em sua gravação de voz do escritório que permite que os clientes saibam que você está em uma fase de transição para que você possa manter altos níveis de serviço ao cliente.

Se você está realocando seus escritórios a uma distância significativa, alguns funcionários podem ser confrontados com a escolha entre mover suas famílias pessoais ou encontrar um novo emprego. Se este for o caso, fornecer um aviso tanto avanço sobre o movimento como possível e ajudar os empregados com qualquer decisão que eles fazem. Por exemplo, para funcionários dispostos a fazer o movimento, fornecer referências para os profissionais imobiliários que se especializam em deslocalizações de empresas. Se um funcionário não pode fazer o movimento, fazer recomendações para novas posições chamando em favores de colegas.