Como gerenciar um orçamento de projeto

proprietários de pequenas empresas e empregados, muitas vezes realizar projetos de alcance limitado e duração que os obrigam a trabalhar dentro de um orçamento. Embora possa parecer uma tarefa simples para assistir o dinheiro que você está gastando durante um projeto, quanto mais pessoas você envolver, mais o seu orçamento pode ficar fora de controle. Usando ferramentas de planejamento e de monitoramento, você aumenta as chances de que seu projeto irá atender seu orçamento projetado.

Em muitos casos, um projeto começa com um objetivo final, mas sem um roteiro para alcançá-lo. Isso requer que você criar um plano de projeto para definir o escopo do projeto. Você precisa saber exatamente o desejado outcome- um deadline- seu acesso a recursos, tais como funcionários, empreiteiros e para o equipamento e a quantidade de dinheiro disponível para o projeto. Depois que você tiver essa informação, gerar um plano, obter aprovação e começar a criar o orçamento. Um orçamento não é apenas a quantidade total de dinheiro que você tem para gastar. Ele inclui como e onde você vai usar os dólares. Se o plano já está completa e seu trabalho é para gerir o orçamento, se reunir com o líder do projeto para aprender o máximo que puder sobre o plano do projeto.

A maneira mais eficaz para atender um orçamento é estimar gastos o mais próximo possível da realidade. Em alguns casos, você não vai saber o que as coisas custam até que você começar a preços-los ou até que uma ou mais fases do projeto estão completos. Para o orçamento mais preciso possível, encontrar-se com todos os envolvidos no projeto para a sua entrada em custos. Reúna-se com vendedores, fornecedores e outros especialistas que podem ajudá-lo a projetar custos em áreas onde não têm pessoal ou colegas de trabalho para ajudá-lo.

Usando uma simples planilha ou software financeiro ou de gerenciamento de projeto robusto, crie um documento orçamental. Liste as categorias de despesas, números de despesas previsíveis e das datas, se você quiser monitorar os gastos por linha do tempo. Considere quebrar o orçamento em diferentes áreas funcionais para que possa manter o controle de gastos por parâmetros tais como materiais, mão de obra, marketing ou equipamento. Criar um documento que atualiza automaticamente os totais como você entra os resultados reais. Por exemplo, como você entra os custos do trabalho, o documento deve mostrar o quanto você gastou sobre o trabalho, o quanto lhe resta, a percentagem do orçamento que você gastou e onde veio o dinheiro se você estiver usando o trabalho de diferentes departamentos.

Uma ferramenta importante para a gestão de orçamentos de projeto é um sistema de aquisições ou compras. Isso requer pessoas que trabalham em seu projeto para obter aprovação prévia para qualquer despesa que fazem. Você só pode exigir isso para despesas ao longo de um valor específico, que lhe dá a oportunidade de rever grandes despesas para determinar se você pode ser capaz de adquiri-los a um custo mais baixo em outro lugar.

À medida que o projeto avança, monitorar os gastos em uma variedade de maneiras. Além de olhar para a despesa total, monitorar os gastos por área, tais como TI, marketing e trabalho. Monitorar os gastos não só por dólares, mas também por percentagens. Isso ajuda você ver quanto dinheiro é deixado para cada área, em vez de apenas o quanto você gastou. Tenha em estreito contato com seu contador ou guarda-livros para acompanhar o calendário de pagamentos. Você pode achar que você tem a abundância de dinheiro em sua conta porque os vendedores têm estendido de 60 ou 90 dias termos para você. A revisão do orçamento em papel, no entanto, pode mostrar que você gastou muito mais do que sua alocação de seu saldo bancário atual indica.

Conforme o projeto continua, manter a atualização dos números. Isso inclui a redução dólares orçados para itens que foram menos do que o previsto e aumento das áreas de orçamento para cobrir mais elevado do que o esperado despesas. Ajustar o orçamento para atender às alterações de despesas em vez de esperar para as facturas reais para chegar. Realizar uma reunião orçamento semanal curto com ou pedir uma atualização semanal de todas as partes interessadas para ajustar continuamente o orçamento para maior precisão.

Não importa o quão duro você tente, você não será capaz de prever gastos com 100 por cento de precisão. Se possível, não alocar todo o valor do orçamento no início do projeto. Deixar uma almofada que você pode usar para fazer compras imprevistas ou pagar por serviços extras. Considere deixar 10 a 15 por cento de seu orçamento não atribuída para usar para o excesso de custos ou oportunidades potenciais. Se uma área de seu projeto é dentro do orçamento, não automaticamente deslocar esse dinheiro para outra área porque ele está disponível. Coloque dinheiro não gasto de volta para o fundo de almofada para usar de forma proativa, e não reativa.