Como escrever uma Carta Recusar Reembolso

Negócios e despesas pessoais podem aparecer se misturavam quando você viaja. (Imagem: Stockbyte / Stockbyte / Getty Images)

Hoje, muitas empresas e agências estatais têm substituído a conta de despesas com planos de reembolso. Este plano de reembolso impede que os funcionários usando contas de despesas corporativas ou estaduais por outras razões além das despesas aprovadas. No entanto, você pode achar que é difícil manter o controle dos itens na receipts- às vezes despesas pessoais tornam-se misturado com despesas de negócio e você é responsável por relatar o problema e só aceitar o reembolso que você está em dívida para o negócio oficial. Quando isso acontece, você vai ser convidado a escrever uma carta para explicar os recibos e esclarecer quais despesas precisam ser reembolsados.

Comece a carta, digitando a data. Ir uma linha e digite o nome do contato da pessoa e título, o nome da empresa e o endereço da empresa em linhas separadas. Ir outra linha espaço e digite "Caro Sr., Sra. (Sobrenome)" seguido por dois pontos.

Se identificar e explicar a finalidade para a sua carta imediatamente. Por exemplo, "Meu nome é Jill Harrison do Departamento de Contabilidade, e estou escrevendo para explicar meus recibos de minha recente viagem de negócios relacionados com a Akron para esclarecer quais itens devo ser reembolsado e quais são as minhas despesas pessoais que não requerem reembolso."

Detalhe as despesas que devem ser reembolsados em uma lista numerada, e se referem ao recebimento apropriado e a data de recepção para ajudar a pessoa a processar o reembolso. Se a sua organização trabalha em um per diem base, sobre a qual você está atribuído apenas uma quantidade específica de dólares para alimentação, alojamento ou outros itens por dia, quebrar as despesas por dia para que o processador pode ver se você ficou sob o per diem quantidade.

despesas de lista que apareceram nos recibos que são suas despesas pessoais. Você não precisa explicar o que estes são, simplesmente afirmar que é a sua carga pessoal. Dê um total dessas despesas também. Sua empresa ou organização pode também pedir-lhe para remover os encargos tributários relevantes relacionados a esses itens pessoais do valor de reembolso.

Fornecer os totais no final do que você deve ser reembolsado, juntamente com o total do que você está recusando-se reembolso. Estes dois números devem somar a quantidade total de dólares nos recibos. Dê a quantidade de dólar que você está solicitando reembolso para ea quantidade de dólar que você está recusando reembolso for- muitas vezes as organizações exigem que você colocar estas declarações em linguagem clara por razões legais.

Obrigado o processador para o seu tempo e peço desculpas pelo inconveniente de ter que classificar através dos recibos. Fornecer o seu número de telefone de trabalho e endereço de e-mail no caso de ele ou ela tem alguma dúvida sobre os encargos sobre os recibos.

Feche a carta, digitando "Atenciosamente", e pular três espaços de linha. Escreva seu nome completo e título. Imprimir a carta em papel timbrado da empresa e assinar o seu nome acima do nome digitado. Faça uma cópia da letra e os recibos e guarde-as para seus registros. Envie a carta para a pessoa de contato que irá processar o reembolso.

Compartilhar em redes sociais:

Similar