Como escrever um memorando mensagem negativa

Você pode dar más notícias aos funcionários, clientes ou gestão através de uma variedade de métodos. Muitas pessoas preferem ter mensagens negativas entregues simples e direta. Outros preferem uma abordagem mais sutil, expressando a mensagem na língua menos ofensiva. De qualquer forma, você deve entregar a notícia de que é mais provável indesejável e indesejável de uma forma clara e concisa.

Só porque você tem informações indesejadas para retransmitir, não significa que você tem que prejudicar o relacionamento com a parte que recebe. Se você está demitindo funcionários, recusar um pedido de doação ou negar o reembolso de viagem, tenha em mente que a situação pode mudar no futuro e sua decisão pode ser revertida. Adicionar um complemento para o memorando, tais como dizer aos funcionários o quanto você valorizadas suas contribuições. Explique aos angariadores de fundos que atualmente o seu orçamento não permitem certos gastos. A adição irá suavizar o golpe e manter abertas as linhas de comunicação para possíveis relações futuras.

As palavras que você escolher no memorando vai ajudar a manter uma resposta positiva, mesmo que você está entregando uma mensagem negativa. Por exemplo, você pode pedir mais informações para processar um pedido monetária em vez de escrever que a informação fornecida não é aceitável. Informar os empregados que eles podem fazer em vez do que eles não podem fazer. Por exemplo, escrever “por favor vestir no negócio casual wear às sextas-feiras” em vez de “não usar jeans às sextas-feiras casuais.” Enviar uma nota para o seu cliente dizendo “você pode pegar sua mercadoria na segunda-feira,” em vez de “sua ordem não estará pronto até a próxima segunda-feira.”

memorandos muitas vezes fazem o seu caminho fora de suas paredes de negócio e nas mãos da mídia ou outras partes. Evite usar qualquer linguagem que aponta para práticas ilegais ou discriminatórias. Por exemplo, em vez de escrever “nosso contador está deixando a empresa porque ele fez extensas erros nos relatórios de fim de ano,” write “depois de muitos anos de serviço reconhecido, nosso contador está se movendo para outras oportunidades.” Clareza ajuda a evitar boatos indesejados de espalhando que possa prejudicar a reputação da sua empresa. Uma mensagem negativa claro é “devido à má conduta, certos membros da equipe financeiras estão saindo.” A melhor memorando lê “estamos animado para anunciar que os novos membros da equipe financeira estão definidas para substituir os membros cessantes do departamento de contabilidade.”

memos negativas muitas vezes resultam em sentimentos feridos e reações iradas. Você pode aliviar ou pelo menos reduzir a quantidade de queda fora de uma má notícia quando você tampão com uma boa notícia. Por exemplo, iniciar um memorando negativa com “você vai apreciar o número de benefícios adicionais a ser incluído na sua apólice de seguro” quando você tem que aumentar as taxas de seguros. Mantenha o buffer associado com a mensagem, no entanto, para manter a clareza. Em outras palavras, não diga “o novo deck parking abre na próxima semana”, quando você está enviando uma mensagem sobre um corte nos benefícios.