Como tomar minutos a uma reunião de negócios

Quer se trate de uma reunião empregado ou um que envolve os gestores, funcionários, executivos e investidores, alguém precisa estar lá para gravar a reunião e compartilhar as informações com outras pessoas que não estavam lá. E uma vez que as memórias podem ser curto, as atas das reuniões também servem como um lembrete para os presentes sobre os assuntos discutidos, as decisões tomadas e as ações as pessoas deveriam tomar. Porque os minutos servir como um guia para futuros negócios, é importante ser organizado e para incluir as informações corretas. Que começa com ferramentas confiáveis.

Quando se trata de escolher as ferramentas, selecione aqueles que funcionam melhor para você e lhe permitirá ficar em cima do que está acontecendo na reunião e tomar notas coerentes. Para algumas pessoas, isso é um laptop ou um computador-tablet para outros, é um caderno e caneta. Ter um dispositivo de gravação, como um gravador de voz ou um smartphone com um aplicativo de gravação também pode ajudá-lo a rever a reunião mais tarde. Se você estiver usando um smartphone, tablet ou computador, desligue todos os sons, jogos ou aplicações de mídia social, de modo que você não seja interrompido durante a reunião. Essas ferramentas podem ajudá-lo a tomar notas mais rápido - mas você deve sempre ter um caderno e algumas canetas ou lápis na mão como um backup.

O desenvolvimento de um modelo pode ajudar a poupar tempo, pois você não terá que gastar preciosos momentos durante a reunião escrevendo os temas discutidos. programas de computador, incluindo Microsoft Office, oferecem modelos de reunião de negócios que você pode usar - ou você pode desenvolver seu próprio documento em branco usando a agenda que receber antes da reunião. Esses modelos normalmente têm seções que incluem "Participantes", "itens de ação", "Novos Negócios" e assim por diante, mas verifique com seu empregador para descobrir se quaisquer outros itens são necessários, tais como os nomes dos acionistas presentes, os nomes dos convidados e o local da reunião. No topo de cada seção, criar uma pequena caixa com a palavra "Time" na mesma, para que você possa anotar o tempo que a seção começou. Em um computador, salvar o modelo no Word ou outro formato editável, deixando alguns espaços em branco em cada seção. Se você estiver criando um modelo para imprimir e preencher à mão, deixar um espaço amplo em cada seção. Quando você escrever notas com pressa, muitas vezes você vai escrever maiores e ocupam mais espaço do que você faria se você tivesse mais tempo.

O propósito de tomar minutos em uma reunião não é para registrar cada coisa que as pessoas discutem, mas em vez de gravar as coisas que aconteceram, sugere "Regras de Ordem de Robert," um pequeno livro que descreve como lidar com reuniões parlamentares. Este livro é frequentemente usado por organizações sem fins lucrativos e empresas como um guia para a execução de reuniões. Em termos de notas da reunião, não perca seu tempo escrevendo para baixo cada alguém argumento feito a favor ou contra uma ação determinada empresa, por exemplo. Quando alguém faz um movimento, por exemplo, anote o texto exato do movimento, que o fez, e os resultados finais da votação. Você não, no entanto, precisa anotar comentários de todos a favor ou contra o movimento. Quando alguém faz um relatório, anote que fez o relatório, o nome do relatório, um breve resumo do relatório, e as medidas tomadas. E uma vez que você está tomando "minutos", também escrever o tempo que a decisão foi tomada, bem como o tempo começou pessoas discutindo o item.

Mesmo que você não está escrevendo para baixo cada única coisa que aconteceu, por vezes, a ação na reunião pode ir mais rápido do que você pode manter-se. Quando isso acontece, usar sua própria taquigrafia. Por exemplo, você pode usar abreviaturas de palavras comuns de negócios, tais como "mgmt" para a gestão ou "prod" para o produto ou produtividade. Use iniciais para as pessoas envolvidas no encontro, como "JS" por John Smith. Símbolos como um ponto de interrogação também pode ser abreviada para "pergunta". Por exemplo, você pode escrever "JS?" para indicar que John Smith fez uma pergunta. Desenvolva seu próprio abreviada e, em seguida, traduzi-lo em termos que todos podem compreender antes de publicar as notas da reunião.