Como escrever uma Carta de Atendimento ao Cliente

trabalhador de serviço ao cliente de sorriso no fone de ouvido (Imagem: Alberto Bogo / iStock / Getty Images)

Competição pela lealdade dos consumidores faz com que seja importante para as empresas a fazer todo o possível para razoavelmente atender às necessidades dos clientes. Para permanecer na pista com suas prioridades de atendimento, muitas empresas adotam uma carta de serviço ao cliente, um documento soletrando objetivos e processos de atendimento ao cliente. Escrever uma carta de serviço ao cliente não leva uma grande quantidade de tempo ou dinheiro.

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Desenvolver uma declaração de visão geral do seu negócio que descreve o que você faz ou o que produtos e serviços que oferece. Por exemplo, se você possui uma empresa de jóias, a sua visão poderia ser “XYZ Company é uma empresa artesanal que cria jóias artesanais feitos de pedras preciosas genuínas.”

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Anote seus objetivos de serviço ao cliente. Por exemplo, se você possui uma empresa de design gráfico, seus objetivos poderia ser completar encomendas dentro do prazo citado com menos de três revisões. Se você executar uma loja de sapatos atlético, seus objetivos de serviço ao cliente poderia estar ajudando cada cliente encontrar o sapato mais adequado para o seu esporte, e ser conhecedor o suficiente para responder a todas e quaisquer dúvidas que tenham sobre calçados esportivos.

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Anote os direitos do seu cliente que dizem respeito ao seu negócio. Por exemplo, uma loja de roupas podem considerar que os seus clientes têm o direito de, a assistência oportuna cortês e uma verificação rápida.

Adicionar uma seção para a sua carta detalhando o que a sua empresa vai fazer para garantir que você cumprir suas metas de atendimento ao cliente e respeitar os direitos de seus clientes. Voltando ao exemplo loja de roupas, você pode decidir que você vai manter todos os monitores apresentável ou ordenada, cumprimentar cada cliente com um sorriso, e regularmente introduzir novas tendências para o seu inventário.

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Nota em sua carta que os clientes podem fazer se eles não se sentem que seus direitos foram homenageados, ou se seus objetivos de serviço ao cliente não foram cumpridas. Isso pode incluir o endereço postal, número de telefone ou endereço de e-mail a um departamento de reclamação do cliente ou gerente da empresa.

Postar a carta de serviço ao cliente no site, blog de sua empresa, ou em sua loja ou escritório.

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