Uma Fraqueza Controle Interno na folha de pagamento

Uma meta importante de qualquer sistema de controlo interno é a salvaguarda dos ativos. Como os processos de folha de pagamento afetar ambos os recursos, os problemas humanos e financeiros ou fraquezas em folha de pagamento controles internos pode ser caro. Reconhecendo os riscos inerentes ao processo de folha de pagamento, entender seu potencial afeta e saber como resolvê-los pode resultar na prevenção de perda significativa ao longo do tempo.

Riscos no processo de folha de pagamento incluem problemas de relatórios financeiros, como eufemismo de folha de pagamento e passivos relacionados com benefícios a empregados ou erros de classificação dos custos do trabalho entre o custo dos produtos vendidos (CPV) e venda, (PIG) ​​despesas gerais e administrativas. A eficiência operacional pode ser comprometida por pagar fantasma ou encerrado empregados (geralmente o resultado de colusão) e usando as taxas salariais incorrectos. conformidade regulatória é comprometida pela violação das leis federais e estaduais de salário e horas ou violação de Internal Revenue regulamentos Service (IRS) relacionados aos empregados contra contratantes independentes.

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O potencial impacto financeiro, reputação e legal de problemas de folha de pagamento varia amplamente, dependendo de seu tempo, tamanho e natureza. Compreender o impacto de um evento poderia ter é importante saber como tratá-lo adequadamente. As empresas devem considerar o seguinte: os erros de relatórios financeiros podem aumentar as taxas de auditoria externa. dados financeiros incorretos podem resultar em decisões de gestão pobres e podem afetar negativamente os investidores e outras partes interessadas, tais como credores. Pagamentos a funcionários fantasmas e taxas de pagamento incorreto pode impactar negativamente a liquidez e aumentar a carga fiscal. Violações das leis de salário e horas ou regulamentos do IRS pode resultar em multas significativas, taxas legais, taxas de rotatividade mais elevado de funcionários e perda de reputação.

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Você pode reduzir a probabilidade ou o impacto de um problema de folha de pagamento, se você implementar controles da folha de pagamento fortes. No entanto, o benefício de controles da folha de pagamento de execução não deve superam os custos. Regular e oportuna conta da folha de pagamento e dados reconciliações com a contabilidade geral e a terceira de dados Processadores do partido, transmissões de arquivos e outros registros podem evitar ou detectar erros financeiros. Revisão das classificações de trabalho do empregado entre custos diretos e indiretos podem ajudar a identificar problemas de classificação. Segregação de funções entre a entrada de dados de folha de pagamento, processamento e autorização de pagamento e pessoal de libertação é ideal, mas pode ser difícil em pequenas empresas com recursos limitados. Superior revisão gerenciamento de nível, aprovação e comunicação de taxas de pagamento, alterações na taxa, promoções de pessoal, mudanças de emprego e terminações pode ser adequada quando a segregação de funções não é rentável. Apropriados programas de gestão e formação supervisor para questões legais e de RH pode ajudar a aumentar a conformidade regulamentar.

Qualquer sistema de controlo interno pode tornar-se ineficaz ao longo do tempo como o pessoal e processos de negócios mudar através do crescimento ou através inapropriado gerenciamento de substituição dos procedimentos de controlo. Realizar avaliações periódicas de riscos potenciais, e rever a concepção e eficácia dos controles da folha de pagamento para garantir que eles permaneçam relevantes e rentável.