Boas qualidades de um recepcionista

A recepcionista deve um bom comunicador. Desde que ele estará falando no telefone e encontro com pessoas inúmeras vezes ao longo do dia, ele deve ser capaz de seguir conversas e têm o seu ponto compreendido. Ele também deve ser eficiente em retransmitir mensagens para outras pessoas na empresa. Uma personalidade extrovertida é um plus, e é necessário ter uma boa memória para rostos e nomes. Ele deve ser capaz de desenvolver um relacionamento com os clientes e lembre-se qualquer informação pessoal que ter-lhe dito.

A recepção pode se tornar bastante movimentado e uma boa recepcionista deve ser capaz de lidar com muitas coisas ao mesmo tempo. Um cliente pode estar em área de recepção, ao mesmo tempo que o telefone está tocando. Um carteiro pode vir simultaneamente em um pacote. A recepcionista eficiente será capaz de lidar com tudo isso sem que ninguém se sinta menosprezado. Ela deve ser cortês, mesmo sob pressão e ser capaz de lidar com todos os tipos de personalidades. Sua mesa deve ser organizado de modo que ela pode executar o escritório da frente de forma eficiente.

A recepcionista vai ouvir informações pessoais e confidenciais sobre seus colegas de trabalho e clientes da empresa. Ele deve ser respeitoso com todas as informações que recebe, se se trata de uma peça de correio, um visitante ou um telefonema. Ele deve ser discreto e discreto e não mostrar surpresa quando confrontados com informações íntimas ou chocante. Lealdade é de extrema importância em um recepcionista. Os clientes devem saber que sua informação privada é seguro e não vai passar pela recepção. Sob nenhuma circunstância deve uma recepcionista nunca contar a ninguém qualquer informação pessoal ao qual ele está a par.

literacia informática é um aspecto importante do trabalho do recepcionista. Ela é responsável por cartas, memorandos e, possivelmente, de contabilidade, por isso é essencial para ser proficiente em programas de software de processamento de texto e planilhas. Ela estará envolvido em receber e enviar e-mails e pesquisar na Internet. Ela deve ser capaz de enviar documentos por fax, pela máquina ou pelo computador, usar uma máquina de e-mail e uma copiadora. O sistema de telefone pode ter várias linhas diferentes e ela precisa para se sentir recepção confiante e telefonemas transferência.

Recepcionistas não deve tomar exceção a ocasionalmente fazendo tarefas que não estão na sua descrição específica de trabalho. Eles não devem sentir que essas tarefas estão abaixo deles ou sentir-se humilhada, se solicitado a executá-las. Estes podem incluir recebendo café ou encomendar o almoço para os clientes que estão em uma reunião. Pode até estar pegando limpeza a seco do chefe, vendo seu filho por uma hora no escritório, ou levar alguém para o aeroporto. Às vezes, esses tipos de tarefas são essenciais para um escritório sem problemas em execução.