Como escrever uma Carta de Instruções

directivas escritas para os funcionários são muitas vezes mais útil do que instruções verbais. Uma carta contendo detalhes de uma nova política ou procedimento dá aos funcionários um documento para referência futura. Além de ajudá-los a se lembrar de como seguir um novo procedimento, uma carta directiva cumpre a exigência legal de fornecer notificação oficial de uma nova política obrigatória por lei. Por exemplo, no início de 2011, muitas cidades estão instituindo proibições que afetam os negócios da área. É responsabilidade do empregador para informar os trabalhadores como a respeitar a nova política de fumar.

Coloque papel timbrado da empresa na sua impressora. Esta directiva é uma notificação oficial, eo cabeçalho irá reforçar a natureza formal da informação.

Digite a data completa. Você deve sempre incluir a data em uma directiva porque estabelece o momento da notificação. Ir uma linha.

Digite o nome do destinatário e seu endereço, se a directiva só está indo para uma pessoa. Se for uma carta cobertor para todos os funcionários, omitir o nome e endereço.

Digite "Caros funcionários valorizados", seguido por uma vírgula se a letra está indo a todos os funcionários. Digite um nome específico se ele está indo para uma pessoa.

Comece a carta com uma declaração direta sobre o que as instruções são. Dê os detalhes relevantes sobre a política ou procedimento, como quando ele vai entrar em vigor e quem é afetado pela política.

Listar as etapas para a conclusão da tarefa ou para o cumprimento da nova política. Use uma linguagem clara, fácil de ler que os funcionários possam seguir.

Explicar como esta nova política vai beneficiar o destinatário (s) e dar graças por sua cooperação. Explique o que acontecerá se um empregado decide não dar cumprimento à directiva.

Dê quaisquer prazos adequados ou informações de contato no último parágrafo. Descreva o método para avaliar o cumprimento dos empregados, se for o caso. Ofereça-se para responder a quaisquer perguntas que os destinatários possam ter.

Feche a carta, digitando um fechamento respeitoso e digitando seu nome completo e título. Assinar acima do seu nome digitado.

Ter um outro supervisor ler a carta para garantir que você não perdeu qualquer informação.

Enviar a carta (s). Se a directiva é o resultado de uma mudança na lei, considere pedir a confirmação da assinatura do destinatário (s) para provar que a directiva foi recebido.