Regras básicas para reuniões eficazes

reuniões da empresa pode ser um desperdício de tempo e recursos se não forem tratadas adequadamente. Distrações, desperdiçadores de tempo e uma falta de foco podem ficar no caminho da produtividade e impedir o grupo de alcançar suas metas. Para garantir reuniões eficazes que consistentemente atingir seus objetivos, definir algumas regras básicas para manter todos focados e na tarefa.

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Indo para uma reunião sem uma agenda sólida é uma receita para perder tempo. Se você não tem um propósito bem definido para a sua reunião, considere se você deve ter uma reunião em tudo. Em alguns casos, uma reunião semanal ou mensal regular torna-se hábito, e esses eventos continuam a ocorrer mesmo quando a informação poderia ser mais eficaz partilhada através de um memorando ou outro meio de comunicação.

Ao criar sua agenda, atribuir um período para cada item que precisa ser tratada. Claramente os objetivos da reunião. Isto lhe dará um ponto de referência contra o qual para medir o sucesso da reunião.

Para a reunião para ser bem sucedido, os participantes devem estar tão preparado quanto o líder. Inclua uma cópia da agenda no convite da reunião. Cole este no corpo de um e-mail ao invés de incluí-lo como um anexo para aumentar a probabilidade de que os participantes irão rever a agenda de uma forma atempada. Se a informação adicional precisa ser compartilhada com os participantes antes da reunião, você pode incluir essas peças como um anexo.

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Enviar o convite de reunião, agenda e outras informações com a antecedência de tempo possível. Dê a todos pelo menos dois dias para rever a agenda e se aproximar do líder reunião com adições ou questões propostas.

reuniões eficazes deve manter o cronograma. O líder reunião deve chegar cedo e começar a reunião na hora. Se os eventos são consistentemente começou no tempo previsto, com ou sem todos os participantes, os outros membros do grupo vai aprender rapidamente a aparecer na hora certa ou o risco de perder o início da reunião.

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Atribuir um cronometrista não seja a pessoa que conduz o evento. O papel do cronometrista é lembrar suavemente o alto-falante quando o tempo alocado para um problema foi esgotado. O cronometrista também é responsável por certificar-se que a reunião termina, pelo menos, cinco ou dez minutos antes de ser programado para terminar de modo que os participantes são capazes de voltar ao trabalho na hora certa.

No final da reunião, a poucos minutos devem ser dedicados a analisar tudo o que tem acontecido. Atribuir itens de ação para os membros do grupo e indicar claramente o prazo para esses itens. Agendar um horário para acompanhar, se necessário, ou para continuar o processo se o prazo deixado algo incompleto em determinadas áreas.

O encerramento da reunião também é um excelente momento para abordar os pontos de discussão altas e baixas. Se a reunião foi particularmente bem, o grupo deve tomar nota e fazer um esforço para repetir as ações que manteve todos no tópico ou ajudou a alcançar os objetivos da reunião. Se melhorias poderiam ser feitas, este é o momento de tomar nota das sugestões que podem ser implementadas na próxima reunião.