Como devo gerenciar arquivos para um restaurante?

Desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de arquivos abrangente para o seu restaurante ajuda a gerenciar os funcionários e negócios. sistemas de arquivamento duplos são eficazes, especialmente se os arquivos são armazenados online. Os arquivos podem ser armazenados em um local fácil de encontrar, como um armário de arquivo do escritório, e de pessoal sensíveis e arquivos financeiros podem ser salvaguardados. Um sistema de arquivamento cópia física devem ser selecionados com base no volume de informações arquivadas, enquanto um sistema de arquivamento online tem mais opções.

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Os arquivos armazenados on-line podem ser divididos em categorias confidenciais e abertas. Senha proteger informações confidenciais, como dados financeiros ou arquivos de funcionários. Os arquivos que precisam ser acessados ​​em uma base regular por funcionários pode ser armazenado em uma pasta compartilhada em rubricas específicas, tais como vendedores, fornecedores e manutenção. Os arquivos armazenados em um armário pode ser classificada pelo assunto, ou para arquivos de grande volume, por assunto com uma sub-divisão por categoria. Por exemplo, um arquivo de fornecedor pode ter arquivos em ordem alfabética individuais que identificam nomes de fornecedores ou suas empresas.

Desenvolver um sistema de arquivamento que permite fácil acesso aos relatórios financeiros é essencial para operações diárias, bem como relatórios contábeis mensais, trimestrais e anuais e de fim de ano e da preparação do imposto. informações financeiras devem ser armazenados em um local seguro, como um lock-caixa ou em um arquivo de computador protegido por senha. Os documentos incluem contas a pagar e receber, folha de pagamento, empréstimos e linhas de crédito, auditorias internas e externas e registros fiscais e recibos diários. Categorizar arquivos em prazos para as que fazem referência regularmente, tais como registros de vendas diárias, são de fácil acesso, e aqueles que você reveja periodicamente, tais como relatórios trimestrais, estão na parte de trás do gabinete.

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Organizar aplicações em branco e concluídos de emprego, orientação e materiais de treinamento, horários de trabalho e relatos escritos de funcionários relatórios, queixas ou reprimendas. O último é útil se um empregado arquivos de uma queixa em relação à rescisão, discriminação ou assédio. Se um arquivos de funcionários contêm registos de saúde e números de Segurança Social, categorizar os arquivos em ordem numérica e armazenar a chave de número em um local diferente.

Divida arquivos fornecedores em alimentos, bebidas, cerveja, licor e fornecimento restaurante categorias. Incluir arquivos individuais para fornecedores atuais e fornecedores potenciais. Os arquivos devem incluir cópias de contratos, formulários de pedidos, recibos, estruturas de preços, prazos de entrega, nomes e números de telefone. Você pode armazenar arquivos de fornecedores perto de uma porta de entrega ou no escritório do gerente para fácil referência.

arquivos seguros deve incluir cópias de políticas e o nome e informações de contato do agente de seguros representando cada política. Incluir um gráfico de renovação para indicar quando as políticas precisam ser revistos. Armazenar uma cópia dos ficheiros de seguro fora do local em caso de uma emergência.

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Se a instalação de restaurante é de propriedade ou alugados, manter um arquivo para registros de manutenção e reparação. Incluir uma lista de limpeza, remoção de lixo, reciclagem, manutenção geral, canalização e prestadores de serviços de reparo elétricos. Armazenar as informações para a manutenção dos jogos de vídeo, caixas de juke ou máquinas de venda automática. Muito parecido com arquivos de fornecedores, manutenção e números de contato de emergência deve estar localizado em um lugar onde qualquer funcionário pode acessá-los rapidamente, como um suporte de anfitriã, secretária caixa, atrás do bar ou na cozinha.

Manter um arquivo dedicado à saúde e segurança documentação. Isto inclui uma cópia dos relatórios do departamento de saúde do restaurante e citações, regras sobre medidas de saúde do empregado, tais como a lavagem das mãos, uso de luvas e toucas e instruções detalhadas sobre os equipamentos de higienização escritas. Também incluem documentação de procedimentos relacionados com o manuseamento de alimentos, a preparação e a armazenagem. Faça cópias de regras e regulamentos pertinentes e publicá-las em lugares apropriados onde os empregados são a certeza de vê-los.

Criar um arquivo para incluir relatórios de funcionários e lesões relacionadas com o cliente. testemunhas documento para cada evento e fornecer tantos detalhes de apoio possível, incluindo a causa da lesão, as medidas tomadas após a lesão eo resultado. Incluir cópias de relatórios da polícia se as autoridades são chamados para o restaurante por qualquer motivo.