Apresentação de Técnicas Clerk

Informações categorizar

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  Cada pasta de arquivo terá que se encaixam em uma categoria designada pertencente ao assunto do documento. Anote categorias possíveis, estreitando-os para aqueles que descrevem mais adequadamente o documento. Por exemplo, uma instituição financeira pode definir um sistema de arquivamento e optou por chamá-lo de "contas de clientes." O tipo de sistema divide-se em seções de arquivamento por "Contas Correntes", "contas vencidas" e "contas encerradas."

  

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  Organize seus arquivos usando um sistema como numérica, alfabética ou cronológica. O uso de qualquer destes três métodos varia dependendo do tipo de informação arquivada. Um escritório de advocacia pode optar por apresentar suas informações usando o método numérico, a apresentação pelo número do processo, ao passo que uma s-doctorrsquo escritório pode optar por organizar arquivos de pacientes utilizando o método alfabética, a apresentação de pacientes pelo sobrenome. Por outro lado, uma empresa cuja informação recuperação necessidades dependem de datas usaria o método cronológica, optando por apresentar informações por data.

  
  
  

  Você também pode usar uma combinação desses métodos de arquivamento, dependendo da especificidade necessária de subcategorias dentro do sistema de arquivamento. arquivistas pode ser mais detalhada em seus métodos, optando por usar métodos cronológicos e alfabéticos, organizando primeiro por data, então subcategorizing ordem alfabética. Esta técnica faz arquivos de clientes pesquisados ​​pela data em que o cliente começou a fazer negócios com a empresa.

  

• Rotular seus arquivos corretamente para facilitar a recuperação. Cuidadosamente aplicar o rótulo para a guia arquivo para tornar o título etiqueta claramente visível no arquivo para pesquisas fáceis. Usando abas dos arquivos codificados por cores é outra opção. Incorporando arquivos organizados por determinada cor guia, codificação de cores permite a localização instantânea de arquivos de Rotulagem arquivos corretamente permite que aqueles que procuraram o banco de dados de arquivos para localizá-los em uma matéria oportuna e eficiente.