Como conduzir uma reunião de planejamento do projeto
Negligenciar para executar corretamente a sua reunião de planejamento do projeto pode levar a mal-entendidos, a ineficiência e os participantes frustrados. Use as técnicas corretas e você irá fornecer um fórum eficaz para o planejamento, bem como uma experiência positiva.
Coisas que você precisa
- agenda escrita
- Relógio ou relógio
- Quadro branco e marcadores
- Projector (opcional)
- notas e canetas pegajosas (opcional)
- Grande bloco de papel (opcional)
Esteja preparado
Agendar a reunião, quando os principais interessados podem participar. Isto inclui o patrocinador do projeto ou campeão, o gerente de projeto e qualquer pessoa cuja entrada ou aprovação será necessário para decisões a serem tomadas na reunião.
Vídeo: Como fazer uma reunião pedagógica
Criar e distribuir a agenda antes da reunião. Sua agenda deve soletrar o objetivo da reunião, os resultados esperados e tempo previsto para cada parte do encontro. Inclua o que já é conhecido sobre o propósito, orçamento, tempo-line e os papéis do projeto. Use a sua primeira reunião para obter clareza sobre o escopo e os papéis do projeto também.
Estabelecer papéis para a reunião e atribuir participantes a essas funções. O facilitador garante a discussão continua sobre o tema e que todos os participantes tenham uma voz. O cronometrista mantém o grupo sobre o calendário estabelecido pela agenda, eo anotador acompanha as decisões tomadas e os pontos de discussão importantes.
Vídeo: Lançamento do Projeto ou kick-off meeting
Planeje com antecedência para ter todas as ferramentas que você precisa prontamente disponíveis no local da reunião. Você provavelmente vai querer usar um quadro branco e marcadores de quadro branco ou uma grande almofada branca e marcadores regulares. Se o brainstorming exercícios, trazer pequenas almofadas pegajosas e canetas para os participantes. Um projetor e laptop são necessários para mostrar apresentações em PowerPoint e exposições semelhantes.
Realizar a sua reunião
Vídeo: Podcast #12 - Reuniões Eficientes e Eficazes - Gestão de Negócios
Vídeo: Organização de Ensaio - Raquel Emerick - Escola Adorando 2009 PARTE 01
Comece a reunião lembrando aos participantes da agenda e papéis e estabelecer regras de engajamento. No mínimo, o grupo deve concordar em ser respeitoso da opinião dos outros e minimizar distrações, como telefones celulares e conversas paralelas.
Siga a agenda e seguir em frente uma vez tomada uma decisão. Se informações adicionais são necessárias antes que uma decisão pode ser feita, atribuir o item de ação para a pessoa apropriada e esclarecer quando e como eles devem se apresentar de volta.
Antes de terminar a reunião, resumir as principais decisões e itens de ação. Agende a próxima reunião e, na medida do possível, chegar a acordo sobre os objectivos para a próxima reunião.
Após a reunião, distribuir prontamente notas de reunião para os participantes e outras partes interessadas e lembrar a todos os seus itens de ação e datas de vencimento.
dicas avisos
- Se possível, ter os anotador tomar notas em um laptop com a tela projetada para todos verem. Desta forma, quaisquer discordâncias sobre como as decisões e outras informações são capturadas podem ser esclarecidas no local.
- Como executar uma reunião eficaz
- Como Conduzir uma Problem Solving Team a reunião
- Como executar uma reunião de negócios
- Como definir Fora Meeting Minutes
- Importância de ter uma agenda das reuniões
- Como se preparar para uma reunião de projeto
- Sobre Reuniões de Negócios
- Como gerenciar uma reunião
- Responsabilidades do assessor
- Como aceitar Minutos em uma reunião
- Maneira correta de escrever Meeting Minutes
- Como realizar uma reunião de negócios
- Como realizar reuniões eficazes
- Como Rotular itens da agenda Meeting
- Pré-Meeting Checklist
- As vantagens e desvantagens de Agendas
- Regras básicas para Facilitadores
- Como se preparar para uma reunião
- Como realizar uma reunião de Conselho
- Como terminar uma reunião
- Como iniciar reuniões