Componentes de um sistema de folha de pagamento

Para se certificar de que eles cumpram com Internal Revenue Service (IRS) regulamentos e leis estaduais e do governo local, as empresas devem incluir empregado crucial e informações da empresa em seus sistemas de folha de pagamento. Criação e gestão de diferentes componentes que compõem um sistema de folha de pagamento requer diligência e conhecimento adequado da legislação fiscal. Como resultado, é comum para as empresas a contratar um consultor, contador ou folha de pagamento de serviços externo para depositar pagamentos de impostos, processo W-2s, gerenciar planos de aposentadoria e seguros e executar outras tarefas relacionadas com a folha de pagamento.

Durante o novo processo de contratação, as empresas devem recolher informações, tais como seguro médico e W-4 formas para determinar o que deve ser deduzido de um salário employeersquo-s. Estas formas também fornecem empregadores com informações cruciais, como o número da Segurança Social employeersquo-s e seu valor retido na fonte para efeitos fiscais federais e estaduais. O sistema também deve rastrear e mudanças de processo feito para o estado employeersquo-s isenção de impostos, pensões, planos de seguros ou fundos de aposentadoria.

Como parte do novo processo de aluguer, sistemas de folha de pagamento incluir um componente que designa que os funcionários estão a tempo inteiro, a tempo parcial e empreiteiros. Classificando os trabalhadores em um sistema de folha de pagamento é importante, pois os tributos governamentais elevadas multas sobre as empresas que categorizam empregados incorretamente.

Sem o conhecimento do número de horas de um empregado trabalhou, os empregadores não podem determinar o que para pagar um funcionário. Enquanto alguns trabalhadores recebem um salário, outros são compensados ​​por hora ou designado como funcionários nonexempt. sistemas de folha de pagamento incluem informações quadro de horários ou áreas onde horas dos funcionários horistas e nonexempt são gravados e revisados ​​para precisão. A informação pode ser recolhida através de um relógio computadorizado, relógio selo cartão perfurado ou papel de quadro de horários.

Embora o IRS oferece às empresas com tabelas de imposto para calcular as retenções de funcionários, fornecedores e sistemas informáticos da folha de pagamento também pode fornecer essa informação. Os empregadores devem considerar ganhos no ano-to-date anuais, níveis salariais e benefícios fiscais quando resumindo os impostos aplicáveis. Além disso, os sistemas de folha de pagamento deve calcular as deduções feitas por meio de planos de pensão, 401 (k) s, planos de seguros, contribuição sindical e garnishments. O departamento da folha de pagamento também monitora empréstimos e outras deduções que têm montantes máximos e cessa deduções de salário quando o montante total foi reembolsado.

O registro da folha de pagamento resume os ganhos do empregado e informações dedução em uma entrada de diário que é inserido no razão geral para fins contábeis e de pesquisa geral. registros da folha de pagamento também são usados ​​para criar relatórios fiscais. Estes documentos são preparados pela equipe de folha de pagamento ou gerados usando sistemas de computadores da folha de pagamento.

Ocasionalmente, as empresas emitir contracheques manuais para funcionários entre períodos de pagamento por causa de rescisão ou um erro de folha de pagamento. sistemas de folha de pagamento deve levar em conta o valor do cheque no registo de folha de pagamento para fins fiscais e relatórios. Isso garante que a quantidade de retenção do imposto employerrsquo-s é reconciliado com as deduções do empregado.