Métodos de arquivamento de documentos

Embora os computadores têm feito o trabalho de escritório mais eficiente, e pode armazenar e gerenciar registros digitais, eles parecem ter feito pouco para conter a onda de papelada. O escritório média ainda sofre com a inundação de documentação duro, que pode consistir de recibos, ordens de compra, cartas de clientes, propostas de fornecedores, contratos e manuais técnicos. Um sistema de arquivamento viável pode fazer estes documentos de fácil acesso e armazenamento.

Planejar seu sistema de arquivamento, determinando os tipos de registros de seu negócio gera, seus tamanhos, quantas vezes eles são utilizados e o tipo de trabalhadores que precisam de acesso a eles. Por exemplo, seus recibos para o cliente só pode levar até um pedaço de papel, mas podem ser necessários pelo seu departamento de serviço ao cliente para determinar se mercadorias retornos são válidos. Um catálogo pode ser executado a várias páginas, mas pode ser acessado sempre que um vendedor recebe uma chamada, para determinar a disponibilidade de um produto. Seu equipamento de arquivamento também é importante para o planejamento, e pode consistir de itens como etiquetas, pastas, arquivos de suspensão e caixas de arquivo.

A apresentação de registros é um processo de várias etapas que começa com inspecionando um documento para determinar se ele deve ser apresentado em um determinado momento. O documento é rotulado para garantir que ele é armazenado no local correto. Sorting organiza vários documentos de uma determinada forma a torná-lo mais fácil de guardar. Finalmente, a apresentação de lugares reais do documento em uma pasta, que é então guardado em uma gaveta, de acordo com o plano de classificação. Rótulos para essas pastas devem enfrentar o usuário quando ele abre uma gaveta, para torná-lo mais fácil de localizar uma determinada peça de papel.

As diferentes formas de organizar os arquivos têm vantagens e desvantagens, então você pode acabar com uma combinação de métodos. Alfabéticos grupos de arquivamento registros dos títulos do documento. Esses títulos podem depender de nomes de empresas ou os sobrenomes dos indivíduos, e são usados ​​em ordem crescente de A a Z. Este método é facilmente expansível, mas sofre de uma distribuição desigual de utilização carta. Além disso, dois registros diferentes podem ter a mesma designação. sistemas de arquivamento numéricos assegurar que cada ficha é única usando uma sequência pré-definida de numerais para identificar cada documento. Isso torna o acesso mais rápido do que com os sistemas alfabéticos, mas requer um sistema de indexação, porque as pessoas não reconhecem números tão facilmente como eles fazem nomes.

Geográficas armazenar registros sistemas de acordo com o local e fazer a compilação de estatísticas por localização mais fácil. Como as regras e regulamentos muitas vezes diferem por região, este sistema permite que servidores de dados para decidir imediatamente o que leis se aplicam a quais registros. Assunto arquivamento mantém registros por uma característica descritiva, e pode colocar documentos de diferentes tipos na mesma pasta. No entanto, ele exige que o planejador de conhecer o negócio a fundo, para que ela possa criar pastas para todos os assuntos relacionados a ela. apresentação cronológica mantém registros por data, tornando mais fácil para acessar os registros em uma base cíclica, como quando licenciamento carros na mesma data todos os anos. Mas é para recuperar tais registros, porque as pessoas não costumam armazenar ou recuperar informações em ordem de data demorado. Assim, é necessária a indexação.