Como escrever um Manual de Treinamento eficaz do cargo

Você não pode escrever um manual de capacitação para o trabalho eficaz até que você compreender como o trabalho funciona. Pergunte aos funcionários que fazem, ou que tenham feito, o trabalho para falar com você através do processo diário. Fale com supervisores ou gerentes para obter a sua opinião sobre deveres e objetivos principais do trabalho. Descubra como alguém no trabalho interage com outras pessoas e departamentos. Esta informação ajuda a construir contexto para o manual, permitindo que novos funcionários para compreender como as tarefas que se encaixam em processos e procedimentos da empresa.

Traçar um plano que organiza a informação em uma ordem lógica. Ela pode ajudar a quebrar o trabalho em tarefas e tratar cada tarefa separadamente. Idealmente, você deve apontar para uma abordagem de "start-to-finish", começando com informações simples antes de passar para o mais complicado. Por exemplo, se você está explicando como o estagiário deve usar um sistema de software, comece com informações introdutórias, tais como detalhes de login e navegação básica do sistema. Você pode então explicar como usar o sistema para concluir tarefas mais avançadas. Não deixar de fora informações básicas só porque todo mundo na empresa sabe já. Novos funcionários podem não saber até que é dito.

Estagiários podem ter dificuldades para ler um manual que é repleta de texto de margem a margem. Deixando muito espaço em branco na página torna a leitura mais fácil. Além disso, um projeto consistente ajuda o leitor a navegar o manual de forma mais eficiente e também dá a um olhar mais profissional o manual, por isso, usar as mesmas fontes, cores e tamanhos título por toda parte. Misturando métodos de apresentação, tais como listas e ferramentas de visualização, é bom, mas certifique-se de usar o mesmo estilo para cada método. Considere a inserção de uma tabela de conteúdo como um auxílio à navegação, a menos que o manual é muito curto.

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Grandes blocos de texto pode ser difícil de ler de modo a tentar quebrar o seu texto em parágrafos menores. Você pode fazer o texto de leitura mais interessante, usando diferentes comprimentos de frases e estruturas e o ativo, em vez do que a voz passiva. Se você precisar recapitular ou enfatizar um ponto, usar balas ou uma caixa de texto. Seu tom deve ser de conversação, mas profissional e seu estilo de escrita deve ser clara e simples. Se você fizer as coisas muito complicadas ou usar jargão muito, os formandos podem não compreender os pontos que você faz.

Visuais ou listas são ferramentas úteis quando você está escrevendo seu manual de treinamento trabalho. Por exemplo, se você está explicando como usar um sistema de software, é mais fácil para o estagiário a seguir uma lista passo-a-passo numeradas do que para extrair instruções de um parágrafo denso de texto. Imagens, diagramas e gráficos adicionar visualização para processos como fluxos de trabalho, prazos e hierarquias, tornando-os mais fáceis de entender.

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Ter pessoas ler o manual antes de torná-lo público. Mostrá-lo a alguém que faz o trabalho manual concentra-se em e tê-la revê-lo. Isso pode ajudar a detectar erros ou omissões importantes. Além disso, peça a alguém que não tem experiência direta com a revisão do trabalho manual. Se ela pode entender e seguir o treinamento, você saberá que você está no caminho certo.